Een auto van de zaak is een gewaardeerde arbeidsvoorwaarde die veel werknemers koesteren. Het biedt niet alleen gemak voor woon-werkverkeer, maar ook voor persoonlijke doeleinden. Echter, de Belastingdienst houdt nauwlettend toezicht op het gebruik van bedrijfsauto’s voor privédoeleinden. Dit leidt tot de vraag: hoeveel kilometer mag je eigenlijk rijden met een auto van de zaak?
Het concept van privégebruik van uw auto is van belang voor zowel werknemers als werkgevers. Privégebruik houdt in dat je de auto van de zaak naast zakelijk gebruik ook voor persoonlijke doeleinden gebruikt. Hierbij kun je denken aan boodschappen doen, een dagje uit, of zelfs vakantietrips. De Belastingdienst beschouwt dit als een vorm van inkomen, en dus moet je belasting betalen. Dat noemen we bijtelling.
Volgens de Nederlandse regels mag een bestuurder per jaar maximaal 500 kilometer privé rijden met een zakelijke (lease)auto. Blijft u onder deze grens, dan hoeft u geen bijtelling te betalen. Dit gaat over een heel jaar. Rijdt u maar een deel van het jaar in de auto, bijvoorbeeld omdat u na 1 januari in dienst bent gekomen of eerder uit dienst ben gegaan bij uw werkgever, dan moet u de 500 kilometer verrekenen.
Om te voorkomen dat je bijtelling gaat betalen, kun je de Verklaring Privégebruik Auto ondertekenen. Hiermee geef je aan de auto niet meer dan 500 kilometer privé te gaan gebruiken. Maar als je die verklaring ondertekent, is het belangrijk om nauwkeurig bij te houden hoeveel kilometers je daadwerkelijk privé rijdt met de auto van de zaak. Dit brengt ons bij het volgende punt.
De Verklaring geen privégebruik auto
Hebt u een auto van de zaak en verwacht u daarmee in een kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé te rijden? Dan kunt u een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Hebt u al een verklaring? Dan hoeft u die niet opnieuw aan te vragen, want de verklaring is voor onbepaalde tijd geldig.
Lees ook: Benzinetank capaciteit Fiat 500
Maar let op, als u de auto in december weer privé gaat gebruiken, mag u nog maximaal 75 privékilometers rijden. Zodra u meer privékilometers rijdt, moet u de verklaring intrekken. Want dat aantal geldt alleen als u het hele jaar een auto van de zaak hebt.
U krijgt van 1 januari tot en met 31 maart een auto van uw werkgever, dus 3 van de 12 maanden. In 3 maanden mag u maximaal 3/12 x 500 = 125 privékilometers rijden. Want dat is omgerekend naar een heel kalenderjaar 500 privékilometers. Verwacht u in 3 maanden niet meer dan 125 privékilometers te rijden, dan kunt u een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen.
Voorbeelden van privégebruik en de kilometergrens
Hieronder volgen enkele voorbeelden om te illustreren hoe de kilometergrens werkt in verschillende situaties:
- Voorbeeld 1: U hebt een auto van uw werkgever en een Verklaring geen privégebruik auto. U rijdt van januari tot en met april geen privékilometers met de auto. In mei rijdt u 200 privékilometers, in juni 150 en in juli 75. Dan hebt u in totaal 425 kilometer privé gereden. In augustus tot en met november gebruikt u de auto niet privé.
- Voorbeeld 2: U krijgt op 1 januari een auto van uw werkgever. U gebruikt voor deze auto een Verklaring geen privégebruik auto, omdat u verwacht niet meer dan 500 privékilometers te rijden. Begin april hoort u dat deze auto u per 1 juni niet meer ter beschikking staat. U berekent dan hoeveel privékilometers u tot 1 juni maximaal mag rijden, namelijk: 5/12 x 500 = 208 privékilometers. Want omgerekend naar een kalenderjaar is dat 500 privékilometers. Hebt u al meer privékilometers gereden, dan moet u de verklaring direct intrekken. In dat geval telt uw werkgever het voordeel van het privégebruik in mei bij uw loon.
- Voorbeeld 3: U hebt een auto van uw werkgever en een Verklaring geen privégebruik auto. Van 1 januari tot en met 31 oktober rijdt u 440 privékilometers. Op 1 november krijgt u een andere auto van uw werkgever. Met deze auto mag u nog maximaal 60 privékilometers rijden. Rijdt u meer, dan moet u de verklaring intrekken.
- Voorbeeld 4: U hebt een auto van uw werkgever en een Verklaring geen privégebruik auto. Met deze auto, auto A, hebt u halverwege augustus al 550 privékilometers gereden. U moet de verklaring intrekken. Uw werkgever gaat vanaf dat moment een bedrag bij uw loon tellen voor het voordeel van het privégebruik. Op 1 november krijgt u een andere auto van uw werkgever, auto B. Met auto B rijdt u niet privé. Maar omdat u in hetzelfde kalenderjaar met auto A al meer dan 500 privékilometers hebt gereden, kunt u voor het lopende jaar geen nieuwe Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Verwacht u dat u met auto B in het nieuwe kalenderjaar ook niet privé gaat rijden?
In dit geval berekent u het privégebruik per auto. De bijtelling geldt voor elke auto waarmee u, omgerekend naar een kalenderjaar, meer dan 500 privékilometers rijdt. U hebt het hele jaar tegelijkertijd 2 auto's van uw werkgever en een Verklaring geen privégebruik auto. Omgerekend naar een kalenderjaar rijdt u met auto A 510 privékilometers en met auto B 325 privékilometers. Als u kunt aantonen dat u met auto B niet meer dan 500 privékilometers rijdt, geldt de verklaring alleen voor auto B.
De privékilometers die u met de auto van uw vorige werkgever hebt gereden, tellen niet mee bij uw nieuwe werkgever. U hebt vanaf 1 januari een auto van werkgever A en een Verklaring geen privégebruik auto. Per 1 juli moet u de auto inleveren omdat u wordt ontslagen. U hebt tot 1 juli 350 privékilometers gereden. Omgerekend naar een heel kalenderjaar is dat 700 privékilometers (12/6 x 350). U trekt de verklaring daarom direct in.
Lees ook: Hoe ver met reserve?
Vanaf 1 oktober hebt u een nieuwe werkgever, werkgever B. U krijgt van deze werkgever ook een auto ter beschikking. U mag opnieuw een Verklaring geen privégebruik auto aanvragen. Want de privékilometers die u met de auto van werkgever A hebt gereden, tellen niet mee voor de auto van werkgever B.
Alle kilometers die u niet voor uw werk rijdt, zijn privékilometers. Rijdt u meer dan 500 privékilometers? Dan moet u de verklaring intrekken. Uw werkgever telt vanaf dat moment een bedrag bij uw loon voor het voordeel van het privégebruik van de auto. En u krijgt een naheffingsaanslag.
Een kilometerregistratiespreadsheet maken (met gratis sjabloon) | Hulpmiddelen voor wagenparkbeheer
Controle van de Belastingdienst
De Belastingdienst voert regelmatig controles uit om te controleren of de bijtelling voor privégebruik correct wordt toegepast. Volgens de huidige regels mag een bestuurder maximaal 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak per kalenderjaar. Als je meer dan 500 kilometer privé rijdt, moet je bijtelling betalen. Het is belangrijk om te onthouden dat deze limiet van 500 kilometer per kalenderjaar geldt, dus houd goed in de gaten als je de auto niet het hele jaar tot je beschikking hebt.
Stel, je hebt de auto van de zaak in mei gekregen, dan kun je de 500 kilometerlimiet proportioneel berekenen door het aantal maanden dat je de auto hebt gehad te delen door 12 en vervolgens te vermenigvuldigen met 500. Bijvoorbeeld:
(7 maanden / 12 maanden) x 500 kilometer = 291,67 kilometer
Lees ook: Rijbewijs BE: wat mag je trekken?
Dit betekent dat je in dit specifieke geval maximaal 291,67 kilometer privé met de auto van de zaak mag rijden gedurende die 7 maanden, zonder dat je daar bijtelling voor hoeft te gaan betalen. Het is echter van groot belang om een gedetailleerde administratie bij te houden van je zakelijke en privéritten om bij een eventuele controle bewijs te kunnen leveren aan de Belastingdienst. Het gebruik van een betrouwbaar ritregistratiesysteem kan hierbij aanzienlijk helpen.
Boetes bij overschrijding van de kilometergrens
Wanneer uit controle van de Belastingdienst blijkt dat je kilometerregistratie rammelt of dat er meer dan 500 km privé is gereden met de bedrijfsauto, loop je het risico op forse boetes. Meestal wordt in eerste instantie een verzuimboete opgelegd voor administratieve fouten. Als je ten onrechte geen bijtelling hebt toegepast vanwege een onjuiste kilometerregistratie, wordt de verzuimboete meestal vastgesteld op € 100 per overtreding (standaardbedrag voor administratieve nalatigheid). Deze boete kan hoger uitvallen bij structurele fouten of nalatigheid. Oordeelt de belastinginspecteur dat er sprake is van grove schuld of opzet? Dan kan er ook een vergrijpboete worden opgelegd.
Daarnaast loop je als ondernemer het risico op een vergrijpboete als de Belastingdienst oordeelt dat jou minimaal ‘grove schuld’ te verwijten valt. Simpelweg wordt deze boete opgelegd als het privégebruik van een zakelijke auto niet, niet op tijd of niet op de juiste wijze is gemeld bij de Belastingdienst. Bij een onjuiste rittenadministratie is de kans groot dat de Belastingdienst een vergrijpboete oplegt, vooral als er sprake is van structurele fouten of onjuistheden.
De vergrijpboete is aanzienlijk zwaarder en wordt opgelegd bij ernstige overtredingen. Naast een boete betaal je verplicht het verschuldigde bedrag aan bijtelling. Bij grove schuld wordt een boete van 40% opgelegd die wordt berekend over de bijtelling voor privégebruik van de auto. Bij opzet kan de boete oplopen tot 80% van het verschuldigde bedrag. In uitzonderlijke gevallen kan de boete zelfs oplopen tot 100%, bijvoorbeeld als er sprake is van belastingfraude.
Tips om boetes te voorkomen
Je zit natuurlijk niet te wachten op die hoge boetes voor privégebruik van een bedrijfsauto. Daarom geven we je een paar tips, zodat je met een gerust hart elke controle van de Belastingdienst kunt trotseren:
- Volledige rittenadministratie: Een sluitende rittenadministratie is onmisbaar. Hierin vermeld je in ieder geval de volgende gegevens:
- Type en merk van de bedrijfsauto
- Sinds wanneer maak je gebruik van de zakelijke auto?
- Per rit vermeld je de datum, begin- en eindkilometerstand en vertrek- en aankomstadres
- Geef altijd aan of het om een privé of zakelijke rit gaat
- Moest je omrijden? Vermeld dit dan ook
- Verklaring privégebruik auto: Heb je werknemers in dienst die gebruik maken van bedrijfsauto’s zonder bijtelling? Alleen je werknemers kunnen deze verklaring aanvragen. Als ondernemer kun je de verklaring dus niet aanvragen.
- Automatische rittenregistratie: Kies voor een automatisch rittenregistratiesysteem om fouten te voorkomen en tijd te besparen.
Wat is een zakelijke rit en wat is een privé rit?
Het bijhouden van zakelijke en privéritten is verplicht wanneer u een auto van de zaak heeft die ook privé wordt gebruikt. Als u meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt met die zakelijke auto, krijgt u te maken met de zogenaamde bijtelling, een extra belasting die wordt geheven op het privégebruik van de auto. Om te bewijzen dat u binnen de grens van 500 kilometer blijft, moet u een sluitende rittenadministratie bijhouden.
Een rit wordt beschouwd als zakelijk wanneer deze direct verband houdt met uw werk. Dit betekent dat u de auto gebruikt om bijvoorbeeld naar klanten te rijden en naar zakelijke afspraken. Ook woon-werkverkeer is zakelijk.
Een rit wordt als privé aangemerkt wanneer deze geen verband houdt met zakelijke activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn boodschappen doen of andere persoonlijke activiteiten.
Sommige ritten hebben een dubbel doel. U rijdt zowel zakelijk als privé. Welk deel van de rit rekent u dan zakelijk en welk privé? Het is belangrijk om dit nauwkeurig bij te houden om problemen met de Belastingdienst te voorkomen.