Rijdt u privé in een auto van de zaak? Dan betaalt u hiervoor, en uw werkgever telt een bedrag bij uw loon op. Dit is de bijtelling. Echter, als u privé minder dan 500 kilometer in een jaar rijdt, hoeft de werkgever geen bedrag bij uw loon op te tellen. In dat geval is de 'Verklaring geen privégebruik auto' nodig.
Bent u in loondienst en kunt u aantonen dat u per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in de auto van de zaak, bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie? Dan telt uw werkgever niets bij uw loon voor het voordeel van het privégebruik. U hebt dan geen bijtelling en u betaalt dus ook geen belasting over het voordeel van het privégebruik.
U kunt de Verklaring geen privégebruik auto online invullen bij de Belastingdienst. Het aantal gereden privékilometers mag in een kalenderjaar niet meer zijn dan 500. Dat betekent dat u in een aantal situaties minder dan 500 kilometer privé mag rijden.
Lees in welke situaties u de verklaring kunt aanvragen, wanneer u een (nieuw) kenteken opgeeft en hoe u dat doet.
Wanneer kunt u de verklaring aanvragen?
U kunt de verklaring aanvragen in de volgende situaties:
Lees ook: Bijtelling auto: een complete gids
- U rijdt in een auto waarvoor een (collectieve) afspraak voor het privégebruik geldt.
- U rijdt in een bestelauto waarvoor uw werkgever eindheffing toepast omdat de bestelauto doorlopend afwisselend gebruikt wordt.
- Uw werkgever heeft u verboden privé te rijden met de bestelauto.
- U rijdt in een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor het vervoer van goederen.
Let op: Wisselt u van werkgever? Dan moet u een nieuwe verklaring aanvragen.
Hoe vraagt u de verklaring aan?
Vraagt u de verklaring online aan via Mijn Belastingdienst? Dan krijgt u de verklaring binnen 2 weken toegestuurd. Gebruikt u het papieren formulier? Geef een kopie van de verklaring aan uw werkgever. Die laat vanaf dat moment de bijtelling achterwege.
Wilt u het kenteken van uw auto van de zaak opgeven? Dan geeft u het kenteken door met het online formulier in Mijn Belastingdienst. Geeft u het kenteken online door via Mijn Belastingdienst? Dan krijgt u binnen 2 weken bericht dat we het kenteken hebben geregistreerd. Gebruikt u het papieren formulier? Dan duurt dat maximaal 8 weken.
Hebt u een DigiD of een Europees erkend inlogmiddel (eIDAS)? Hebt u geen DigiD?
Veranderingen in uw situatie
Hebt u te maken met 1 van de volgende veranderingen in uw situatie?
Lees ook: Vrachtwagenrijbewijs: Aftrekpost belasting?
- U gaat in een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak. Hebt u al meer dan 500 kilometer privé gereden? En wilt u de verklaring om die reden intrekken? Dan kunt u een naheffingsaanslag krijgen.
- U krijgt een bestelauto waarmee u niet privé mag rijden.
- U krijgt een bestelauto waarvoor uw werkgever de eindheffing toepast.
- U krijgt een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer.
- U krijgt een auto waarvoor een (collectieve) afspraak voor het privégebruik geldt.
Geeft u niet zelf aan ons door dat de verklaring moet worden ingetrokken, en stellen wij achteraf vast dat u meer dan 500 kilometer hebt gereden? Als u aan ons doorgeeft dat de verklaring moet worden ingetrokken, dan trekken wij die voor u in.
Geeft u de intrekking online door? Dan krijgt u binnen 2 weken bericht van ons. Gebruikt u het papieren formulier? Meestal zal het bericht zijn dat wij de verklaring hebben ingetrokken. Maar bent u meer dan 500 privékilometers gaan rijden? Dan krijgt u binnen 2 of 8 weken een verzoek om meer informatie. Die informatie hebben wij nodig voor het vaststellen van de naheffingsaanslag.
Laat uw werkgever zo snel mogelijk weten dat u ons hebt gevraagd de verklaring in te trekken. Dan kan uw werkgever er voor de komende loontijdvakken direct rekening mee houden.
Bestelauto en uitsluitend zakelijk gebruik
Gebruikt u een bestelauto uitsluitend zakelijk? Dan kunt u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen. Dat doet u digitaal. U vindt de verklaring via Inloggen voor ondernemers. Na het verzenden krijgt u een ontvangstbevestiging van uw verklaring. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig.
Let op: Hebt u in het kalenderjaar al meer dan 500 kilometer privé gereden? De 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' geldt niet met terugwerkende kracht. De ingangsdatum is de datum waarop u de verklaring hebt verzonden. Hebt u de bestelauto al eerder in het jaar ter beschikking en dient u de verklaring pas later in? Dan moet u met een rittenregistratie kunnen bewijzen dat u tot de ingangsdatum van de verklaring niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden.
Lees ook: Verkoop auto en uw wegenbelasting
U hebt een meldingsplicht om veranderingen rond het zakelijk gebruik van de bestelauto op tijd aan ons door te geven.
Sinds 1 januari 2012 is in de wet een regeling opgenomen met betrekking tot een bestelauto die uitsluitend zakelijk wordt gebruikt door de werknemer. Als deze regeling wordt toegepast, hoeft de werkgever geen bijtelling te berekenen. Het bijhouden van een rittenregistratie is ook niet nodig. De Belastingdienst geeft deze verklaring af aan de werknemer. Het gevolg van deze verklaring is dat de werkgever de bijtelling achterwege kan laten. Een rittenregistratie hoeft ook niet te worden bijgehouden.
Het aanvragen kan echter alleen plaatsvinden met hulp van de werkgever. Dit is op deze manier vormgegeven, om te zorgen dat er een gezamenlijke verantwoordelijkheid bestaat. De verklaring gaat in op de datum die daarvoor wordt gekozen, maar deze mag niet in het verleden liggen. Een eenmaal afgegeven verklaring is in principe voor onbepaalde tijd geldig. Per werknemer en per bestelauto zal steeds een verklaring moeten worden aangevraagd.
Als de Belastingdienst het vermoeden heeft dat de bestelauto toch privé wordt gebruikt, dan wordt meestal een vragenbrief gestuurd. Het is dan aan de werkgever en werknemer om van een bepaalde rit te bewijzen dat er een zakelijk karakter is. Als dat niet lukt, dan zal de Belastingdienst naheffen en (meestal) een boete opleggen.
Het uitgangspunt is dat de naheffingsaanslag wordt opgelegd aan de werknemer. Dat is anders als de werkgever van het privégebruik afwist, hier toestemming voor heeft gegeven of als de werkgever bij het aanvragen van de verklaring al wist dat er sprake was/ zou zijn van privégebruik. Zolang hij naar eer en geweten handelt, verschuift de primaire verantwoordelijkheid (en de naheffing) naar de werknemer.
Als de werkgever weet of vermoedt dat een werknemer, ondanks een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik, de bestelauto toch voor privédoeleinden gebruikt, moet hij dit melden. Het melden dient schriftelijk plaats te vinden. Het niet of niet-tijdig doen van een melding als hiervoor beschreven, is aangemerkt als overtreding.
Het komt in de praktijk regelmatig voor dat omstandigheden veranderen. Dit kan ertoe leiden dat de werknemer een bestelauto toch privé gaat gebruiken. Ook hier dient met tussenkomst van de werkgever, dit aan de Belastingdienst te worden gemeld. De Belastingdienst zal de verklaring dan intrekken en privégebruik is dan mogelijk onder de normale bijtellingsregels.
Ook ondernemers in de inkomstenbelasting kunnen een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto indienen. Zij hoeven bij de berekening van de winst uit onderneming dan geen rekening te houden met een correctie wegens privégebruik. Ook hoeft geen rittenregistratie te worden bijgehouden.
Als u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indient, mag u de bestelauto niet privé gebruiken. Wij kunnen u vragen het zakelijk karakter van een bepaalde rit op een ongebruikelijk tijdstip of een bijzondere locatie aan te tonen. Hier kunnen wij naar vragen omdat wij onder andere met camera’s toezicht houden op het gebruik van zakelijke bestelauto’s. Kunt u het zakelijk gebruik niet aantonen? Dan gaan wij ervan uit dat u meer dan 500 kilometer per jaar privé met de bestelauto hebt gereden. In uw winstberekening moet u dan rekening houden met het voordeel van het privégebruik. U kunt ook een boete krijgen, omdat u niet hebt voldaan aan de meldingsplicht.
Staat je bestelbus op naam van je bedrijf en gebruik je hem alleen zakelijk? Dan kan je bij de Belastingdienst een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik” aanvragen. Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar privé in je bestelbus, dan krijg je te maken met bijtelling. Rijd je geen kilometer privé? Dan kan je de verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aanvragen. Deze verklaring ontheft jou als de ondernemer van de bijtelling zónder dat dit hoeft worden aangetoond met een kilometeradministratie.
De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik kan alleen worden aangevraagd voor bestelauto’s. De verklaring uitsluitend zakelijk gebruik is geen vrijbrief. De Belastingdienst controleert actief.
Als ondernemer kunt u de verklaring aanvragen in de digitale omgeving van de Belastingdienst voor ondernemers.
De regels over de auto van de zaak worden in de praktijk vaak onderschat. Zo is de bewijslast dat minder dan 500 privékilometers worden afgelegd, zeer hoog. Dit moet de werkgever in beginsel overtuigend aan kunnen tonen en dat lukt nog niet zo 1-2-3. Een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik van een bestelauto, verschuift het risico deels naar de werknemer. Dit kan voor werkgevers een aantrekkelijke optie zijn.
BTW aftrekken bij zakelijk gebruik privéauto
Gebruikt u een auto die tot uw privévermogen behoort, ook voor zakelijke doeleinden? Of gebruikt een werknemer deze auto voor zakelijke doeleinden? Dan kunt u de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. U kunt de btw alleen aftrekken over het gedeelte dat voor belaste omzet wordt gebruikt. Over het gedeelte dat voor privédoeleinden wordt gebruikt, kunt u geen btw aftrekken. Dit geldt niet als uw onderneming een rechtspersoon is, zoals een bv. Dan bent u als directeur-grootaandeelhouder namelijk geen ondernemer voor de btw, want dat is de bv.
Houdt u een sluitende kilometeradministratie bij? Dan kunt u met behulp hiervan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. Daarnaast kunt u berekenen of dat zakelijk gebruik betrekking heeft op belaste of vrijgestelde omzet.
Hebt u geen sluitende kilometeradministratie bijgehouden? Dan kunt u de verhouding tussen zakelijk gebruik en privégebruik ook op een andere manier aantonen. U kunt ook statistische gegevens gebruiken om de omvang van het privégebruik aan te tonen. U moet deze statistische gegevens dan wel combineren met andere gegevens uit uw administratie.
U hebt een accountants- en advieskantoor. U hebt uw auto gerekend tot uw privévermogen, maar gebruikt deze ook zakelijk. U houdt een administratie bij waaruit het privégebruik van de auto blijkt. In dat jaar kunt u aan btw aftrekken: € 709 (€ 945 x 45.000/60.000). Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan moet u het bedrag evenredig verlagen.
Hebt u geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt? Dan mag u alle btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. Vervolgens moet u aan het einde van het jaar de afgetrokken btw corrigeren wegens het privégebruik. Dit doet u door 1,5% van de catalogusprijs van de auto (inclusief btw en bpm) aan te geven als verschuldigde btw. Vul dit bedrag in bij de rechterkolom van rubriek 1d 'Privégebruik' van uw btw-aangifte.
U hebt een auto gekocht met een catalogusprijs van € 45.000, inclusief btw en bpm. U hebt de btw op het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken. U gebruikt de auto ook zakelijk, maar u hebt geen sluitende kilometeradministratie. Voor het privégebruik moet u dan 1,5% x € 45.000 = € 675 btw betalen. Als u de auto in de loop van het jaar koopt, kunt u het percentage van 1,5% naar evenredigheid bepalen. Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan kunt u het bedrag evenredig verlagen. Als u de auto bijvoorbeeld voor 40% gebruikt voor vrijgestelde omzet, dan bent u maar 60% van € 675 verschuldigd, dus € 405.
Is uw boekjaar langer dan 1 kalenderjaar? Gebruiken uw werknemers hun eigen auto voor uw onderneming? En ontvangen zij hiervoor van u een vergoeding?
Check of uw auto een bestelauto is: Heeft u een bestelauto voor uw bedrijf? Controleer of de Belastingdienst uw auto ook als een bestelauto ziet. Voldoet uw bestelauto niet aan de regels? Dan is uw bedrijfsauto voor de motorrijtuigenbelasting en de bpm een personenauto.
Bekijk de speciale regels voor privégebruik van een bestelauto: De regels voor privégebruik van een bedrijfsauto gelden ook voor bijna alle bestelauto's. Maar is uw bestelauto eigenlijk alleen te gebruiken voor het vervoer van goederen? Bijvoorbeeld omdat de auto alleen een bestuurdersstoel heeft. Voor de inkomstenbelasting trekt u dan de (werkelijke) prijs voor uw privékilometers af van de autokosten. Wat overblijft mag u van uw winst aftrekken.
Gebruik een vereenvoudigde rittenregistratie bij meerdere ritten bij dag: Rijdt u of uw werknemer meerdere ritten op één dag met de bestelauto? Een complete rittenregistratie kan veel werk zijn. U mag de gereden privékilometers dan ook bewijzen met een vereenvoudigde rittenregistratie. Hier moet in elk geval in staan: de zakelijke adressen van klanten (die moet u in uw administratie bewaren), het aantal bezoeken aan klanten op een dag en de volgorde van de bezoeken. U moet wel een schriftelijke afspraak maken met uw werknemer. In die afspraak moet staan dat: uw werknemer een vereenvoudigde rittenadministratie bijhoudt, uw werknemer de bestelauto tijdens werk- en lunchtijd niet privé gebruikt, u de zakelijke adressen van uw klanten in uw administratie bewaart. De Belastingdienst heeft samen met belangenorganisaties een voorbeeldafspraak voor een vereenvoudigde rittenadministratie gemaakt.
Vul de verklaring in bij uitsluitend zakelijk gebruik: Gebruikt u de bestelauto echt alleen voor zakelijke ritten? Dan kunt u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' invullen via Belastingdienst.nl. Daarna hoeft u: geen rekening te houden met het privégebruik van de bestelauto als u uw winst berekent en geen rittenregistratie bij te houden. U moet zich dan wel houden aan de voorwaarden: U mag de bestelauto helemaal niet privé gebruiken. Als er iets verandert in het gebruik van de bestelauto moet u dat aan de Belastingdienst doorgeven. Bewaar werkbonnen en afspraken in uw administratie.
Dient u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' in? U kunt de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ digitaal indienen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. De verklaring is voor onbepaalde tijd geldig. Bent u geen ondernemer, maar hebt u inkomsten uit overig werk? Ook dan kunt u een 'Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto' indienen.
Het komt voor dat werkgevers geen expliciet verbod op het privégebruik van een bestelauto opleggen. Werknemers die weten dat zij een bestelauto niet privé gaan gebruiken, kunnen dan overwegen een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik aan te vragen.
Dat dit laatste hard uit kan werken, blijkt onder andere uit een uitspraak van de rechtbank uit 2019. De belastingplichtige in die zaak wist niet dat een nieuwe verklaring moest worden aangevraagd bij aanschaf van een nieuwe bestelauto.
Methoden die zij onder andere hanteren zijn plaatselijke controles op parkeerplaatsen bij pretparken, voetbalstadions en grensovergangen, het opvragen van informatie bij derden zoals leveranciers. Eerder werden ook de ANPR (automatic number plate recognition) camera’s van de politie boven de snelweg gebruikt voor controle, maar de Hoge Raad oordeelde in 2017 dat het de Belastingdienst wettelijk niet was toegestaan om het privégebruik van zakelijke auto’s op deze wijze te controleren.
Hebt u nog vragen over het privégebruik van de auto? Bel dan de BelastingTelefoon.