Veel ondernemers vragen zich af welke kosten ze kunnen aftrekken van hun omzet. Het is cruciaal om te weten welke kosten de Belastingdienst als zakelijke kosten beschouwt en welke niet. In dit artikel wordt dieper ingegaan op de aftrekbaarheid van rijbewijskosten voor ondernemers in Nederland.
Als ondernemer maakt u kosten. In principe zijn die kosten aftrekbaar van de winst. Maar soms zijn uitgaven die je doet in het belang van je bedrijf, niet of maar gedeeltelijk aftrekbaar. De Belastingdienst gaat in 2025 extra letten op zakelijke kosten. Hieronder gaan wij in op een aantal zakelijke kosten die geheel, gedeeltelijk of helemaal niet aftrekbaar zijn.
Zakelijke kosten of bedrijfskosten zijn kosten die je maakt voor je bedrijf. De Belastingdienst zegt: ‘Zakelijke kosten zijn de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben’. Veel zakelijke kosten mag je rechtstreeks aftrekken van je omzet, maar er zijn ook kosten die je niet in één keer of niet volledig mag opvoeren.
Wat zijn zakelijke kosten? Zakelijke kosten zijn uitgaven die je maakt voor je onderneming. Zonder een bedrijf zou je deze kosten niet hebben. Deze kosten kan je in principe aftrekken van je belastbare winst. Hierdoor betaal je minder belasting. Toch zijn niet alle kosten (helemaal) aftrekbaar.
Het is belangrijk om alle bonnen en facturen van je zakelijke aankopen te bewaren als bewijs dat deze kosten zijn gemaakt. De kosten trek je af zonder de btw die je in rekening hebt gebracht. Die vraag je terug via je btw-aangifte. Als je geen recht hebt op btw-aftrek, trek je de kosten inclusief btw af.
Lees ook: Nieuw rijbewijs nodig? Lees dit!
Wilt u of uw personeel een rijbewijs halen voor uw onderneming? Dan zijn de rijbewijskosten voor de onderneming mogelijk (geheel of gedeeltelijk) aftrekbaar.
Regelmatig krijgen wij vragen over welke kosten aftrekbaar zijn in uw onderneming. Voor veel kosten is dit vaak duidelijk en staat dit niet ter discussie. Voor sommige kosten is dit minder duidelijk. Vaak ontstaat er verwarring over diverse kosten die zowel een zakelijk als een privé karakter kunnen hebben. We noemen dit ook wel gemengde kosten.
Hoe werkt bijtelling op een zakelijke auto?
Wanneer zijn rijbewijskosten aftrekbaar?
Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar! Zakelijke kosten kunt u helemaal aftrekken van uw opbrengsten. Eventuele vergoedingen die u voor de kosten hebt ontvangen, moet u bij uw opbrengsten tellen.
Bij de beoordeling van de vraag of kosten aftrekbaar zijn, let de belastingdienst op het motief waarmee u kosten hebt gemaakt. U bent als ondernemer vrij om te bepalen welke kosten u voor de onderneming maakt en hoeveel. Zij bemoeien zich daar gewoonlijk niet mee.
Als het gemengde kosten betreft waarvan het persoonlijk karakter van die kosten overheerst, dan zijn de kosten helemaal niet aftrekbaar. Een voorbeeld hiervan is het halen van een autorijbewijs, omdat er daarvan in belangrijke mate buiten de onderneming van geprofiteerd wordt.
Lees ook: Alles over je rijbewijs
Gaat het om het behalen van een trekkerrijbewijs, dan kan het zo zijn dat hier het zakelijk karakter overheerst en de kosten aftrekbaar zijn. Gaat het om het halen van een trekkerrijbewijs voor bijvoorbeeld uw kinderen, dan maakt het uit of uw kinderen meewerken in de onderneming.
Heb je een eigen bedrijf en is het daarvoor nodig om je rijbewijs te hebben zodat je je werkzaamheden kunt uitvoeren? Of heb je een werknemer die zijn rijbewijs moet halen om werkzaamheden te kunnen uitvoeren? Dan zijn de kosten voor het halen van een rijbewijs geheel of gedeeltelijk aftrekbaar.
Soms kan er verwarring ontstaan over kosten die zowel een privé als zakelijk karakter kunnen hebben. Dit worden gemengde kosten genoemd. Als het persoonlijk karakter van de kosten overheerst dan zijn de kosten niet helemaal aftrekbaar. Bij een rijbewijs kan het zijn dat er in belangrijke mate buiten de onderneming van geprofiteerd wordt.
Kosten die niet aftrekbaar zijnNiet alle uitgaven die je doet voor je onderneming, ziet de Belastingdienst als zakelijk. Deze zijn dus ook niet aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn:
- Persoonlijke verzorging zoals kapper en schoonheidssalon: een verzorgde indruk kan je als ondernemer helpen, maar deze representatiekosten zijn niet aftrekbaar
- Kosten voor een rijbewijs
- Kleding, kosten voor bijvoorbeeld een nette pantalon of overhemd worden niet beschouwd als werk of bedrijfskleding
- Geld- en verkeersboetes
- Algemene literatuur
Echter, er zijn situaties waarin de kosten wel aftrekbaar kunnen zijn. Bijvoorbeeld als een trekkerrijbewijs noodzakelijk is voor de uitoefening van uw bedrijf, kan het zakelijke karakter overheersen.
Lees ook: Rijbewijs Verlengen Losser
Rijbewijs halen
Toch is het rijbewijs in sommige gevallen noodzakelijk wanneer je voor je werk veel onderweg bent. Ook al moet je deze investering ‘privé’ doen, profiteer je hier op zakelijk gebied ook erg van. Haal je rijbewijs bij voorkeur bij een lokale rijschool, zo support je ook weer de lokale economie. Woon je bijvoorbeeld in Dordrecht? Zoek dan naar een Rijschool Dordrecht. Jij blij én de lokale ondernemer blij. Als je eenmaal je rijbewijs hebt gehaald, dan kun je een zakelijke lease auto natuurlijk wel aftrekken van de belasting.
Je personeel kun je inschrijven bij een rijschool. Een goede rijschool heeft een goed slagingspercentage volgens het CBR. Daarnaast werkt een goede rijschool met een leskaart en maakt duidelijke afspraken. Ook werken ze met gerenommeerde instructeurs die over een WRM-pas beschikken en zijn ze aangesloten bij de VRB, FAM of Bovag. Een rijschool die is aangesloten bij een van deze brancheorganisaties moet voldoen aan extra eisen.
U kunt of uw personeel zich inschrijven voor een proefles. Zodat wij kunnen aangeven hoeveel rijlessen er nodig zullen zijn. Na de proefles wordt er een indicatie gegeven over het aantal rijlessen.
Heeft u of uw personeel echter haast om snel de rijbewijs te halen?
Het beste kun je een aantal rijscholen met elkaar vergelijken. Online kun je er vaak al een hoop vinden. Zoek je bijvoorbeeld op rijschool dordrecht dan krijg je waarschijnlijk een hoop resultaten. Een autorijles-pakket kan bijvoorbeeld voordeliger zijn dan losse lessen.
Een van de belangrijkste dingen om op te letten is het slagingspercentage van een rijschool. Het landelijk gemiddelde ligt op 50%. Controleer ook wat het gemiddelde slagingspercentage is van je woonplaats. Kies altijd voor een rijschool met een goed slagingspercentage. Het slagingspercentage zegt iets over de kwaliteit van de autorijschool, maar ook weer niet alles.
De rijinstructeur weet uit ervaring wanneer je werknemer klaar is om te kunnen slagen voor het rijexamen en hoeveel lessen daarvoor nodig zijn. Hij weet precies wat hij moet kennen en kunnen om zelfstandig te kunnen autorijden.
Een gemiddelde rijles kost rond de 41 euro per uur. Als ondernemer kun je deze kosten beschouwen als zakelijke kosten en aftrekken van je opbrengsten.
Bent u ondernemer voor de inkomstenbelasting, of hebt u inkomsten uit overig werk? Doet u aangifte vennootschapsbelasting?
In alle gevallen geldt dat het belangrijk is om te zorgen voor een goede onderbouwing van het toerekenen van kosten aan de onderneming. Heeft u kosten gemaakt en weet u niet zeker of u deze zakelijk kunt aftrekken? Flynth kan u hierover persoonlijk advies geven.
Gemengde kosten en aftrekbaarheid
Sommige kosten hebben zowel een zakelijk als een persoonlijk karakter: van deze gemengde kosten is alleen het zakelijke deel aftrekbaar. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van een mobiele telefoon, waarbij u slechts het zakelijke deel van de abonnementskosten kunt aftrekken.
Andere voorbeelden zijn een gazonmaaier of fiets. Koopt u één van deze zaken of maakt u kosten hiervoor, dan kan een gedeelte hiervan zakelijk genomen worden.
Aanvullend op de gemengde kosten krijgen we ook vaak vragen over feesten of etentjes waar ook zakenrelaties uitgenodigd worden. Ook hier geldt dat deze kosten gedeeltelijk zakelijk genomen mogen worden, voor zover het zakelijk karakter te onderbouwen is. Er geldt in dit geval wel een drempel van € 4.700 per jaar. Dat betekent dat alleen de zakelijke kosten boven dit bedrag aftrekbaar zijn.
Ga je wel eens wat eten of drinken met zakelijke relaties buiten de deur? Deze kosten mag je gedeeltelijk opvoeren. Heb je een eenmanszaak of een VOF? Dan mag je 80% van de kosten voor eten ten drinken opvoeren. BV's mogen 73,5% van deze kosten opgeven als aftrekpost. Je kunt er ook voor kiezen om de kosten voor eten en drinken tot € 4500 niet af te trekken en alle kosten na het bereiken van deze ‘drempel’ voor de volle 100% op te voeren.
Als je voor jouw onderneming in de auto rijdt, maak je zakelijke kilometers en het maakt niet uit of je dat in je privé- of bedrijfsauto doet. Bij een bedrijfsauto mag je alle gemaakte kosten opvoeren. Rijd je in je privéauto? Dan mag je € 0,19 per zakelijke kilometer van de winst aftrekken. Met behulp van een rittenregistratie kun je aantonen hoeveel je zakelijk en privé rijdt.
Een rittenregistratie heb je nodig als je een kilometervergoeding wilt claimen voor je zakelijk gebruikte privéauto. Of als je aan wilt tonen dat je minder dan 500 privékilometers in een bedrijfsauto hebt gereden (als je meer privé rijdt, dan betaal je voor een zakelijke auto bijtelling, die bij de winst van jouw bedrijf wordt opgeteld). Je leest er meer over op de site van de Belastingdienst.
Als werkkleding wordt kleding bedoelt die u (bijna) uitsluitend kunt dragen in het kader van uw onderneming. Dit moet blijken uit de uiterlijke kenmerken van de kleding, bijvoorbeeld een overall. Als de kleding ook geschikt is om buiten uw onderneming te dragen, dan moet de kleding voorzien zijn van een beeldmerk (verwijzend naar uw onderneming) met een oppervlakte van minimaal 70cm2.
Bij het oogsten of op andere momenten heeft u hulp van buren, vrienden etc. U wilt deze mensen een vergoeding geven voor deze hulp. Is deze vergoeding zakelijk aftrekbaar? Dat is alleen het geval als u deze persoon in loondienst heeft en dus een arbeidsvergoeding geeft of als deze persoon een eigen onderneming heeft en u vanuit die onderneming een factuur stuurt voor verrichte werkzaamheden.
Geldboetes zijn niet aftrekbaar.
BTW en zakelijke kosten
Als jij als ondernemer iets verkoopt, moet je daar btw over berekenen. Die btw draag je af aan de Belastingdienst. Jouw leveranciers rekenen ook btw over de goederen en diensten die jij inkoopt voor je bedrijf, dit heet de voorbelasting. De btw voorbelasting over ‘gewone’ zakelijke kosten en de btw over investeringen kun je in één keer aftrekken van de btw die je betaalt.
Sommige boekhoudprogramma’s, zoals SnelStart, berekenen het te betalen btw-bedrag per jaar voor de goederen die je ook privé gebruikt. Dit komt dan automatisch in je btw-aangifte terecht. Daarnaast moet ook je boekhouding bijgewerkt worden. Kijk op de site van de Belastingdienst voor meer informatie en overleg de btw-privé boekingen altijd met je accountant of je boekhouder.
Bij bepaalde kosten mag je de btw niet aftrekken, bijvoorbeeld voor eten en drinken in de horeca. Voor die kosten mag je bij de winstberekening de kosten aftrekken inclusief btw.
De btw die u betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen, is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per ontvanger per boekjaar. Zijn uw jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag u de btw hierover aftrekken.
Administratie en boekhouding
Alle uitgaven die je doet voor je bedrijf, of het nu kosten, inkopen of investeringen zijn, verwerk je in je administratie. Een boekhoudprogramma, zoals SnelStart, kan je daarbij veel tijd besparen. Vraag je accountant of boekhouder om advies en bespreek hoe je informatie over uitgaven in je administratie verwerkt. Ben je op zoek naar een administratie- of accountantskantoor? Werk je nog niet met SnelStart? Met SnelStart kun je niet alleen gemakkelijk bonnetjes en inkoopfacturen toevoegen aan je boekhouding, je bent ook sneller klaar met de rest van je administratie.
Veel ondernemers vinden aftrekposten best lastig en weten niet goed welke kosten je mag aftrekken van je omzet. Welke kosten ziet de fiscus als zakelijke kosten? En wist je dat sommige kosten niet 100% aftrekbaar zijn en dat je niet voor alle kosten de btw mag claimen?
De omzet van je bedrijf minus je zakelijke kosten is je winst. Je bedrijf betaalt belasting over die winst. Doordat je zakelijke kosten mag aftrekken van je omzet, wordt je winst lager.
• Weten welke kosten de Belastingdienst als zakelijke kosten ziet
• Alle bonnen en inkoopfacturen van zakelijke kosten goed bewaren, zodat je kunt bewijzen dat je deze kosten gemaakt hebt
Overige aftrekposten
Ondernemers met een eenmanszaak of vof hebben ook recht op allerlei belastingvoordelen. Of kleding met een beeldmerk dat verwijst naar je onderneming. Dit logo moet een grootte hebben van 70cm2 (zoals een logo van 10 bij 7 cm).
Studiekosten: opleidingen en vakliteratuur om je vakkennis op peil te houden
Administratiekosten: denk hierbij aan de kosten voor je accountant, boekhouder en het boekhoudpakket
Bankkosten en verzekeringen: kosten voor zakelijke bankrekeningen en verzekeringen zoals een beroepsaansprakelijkheidsverzekering
Kosten die gedeeltelijk aftrekbaar zijn
Sommige kosten zijn zowel zakelijk als persoonlijk. Alleen het zakelijke deel van deze kosten is aftrekbaar. Voorbeelden hiervan zijn:
- Autokosten: als je je eigen auto zakelijk gebruikt, is een vast bedrag van € 0,23 per kilometer aftrekbaar. Rijd je in een auto van de zaak en gebruik je die auto ook privé? Dan moet je daarvoor een bedrag bij de winst tellen. De hoogte van die bijtelling is afhankelijk van de cataloguswaarde, de CO2-uitstoot en wanneer de auto voor het eerst is toegelaten op de weg. Als je privé niet meer dan 500 kilometer per jaar rijdt, hoef je niets bij te tellen. Je moet hiervoor wel een volledige (sluitende) rittenregistratie bijhouden.
- Telefonie en internet: alleen de kosten voor zakelijk gebruik zijn aftrekbaar
- Werkruimte in eigen woning: de kosten van een kantoorruimte aan huis zijn aftrekbaar, maar er gelden wel een paar voorwaarden . Soms heb je een keuze. Vraag de hulp in van een expert bij het maken van je keuze.
- Representatie, congressen, seminars, studiereizen: denk aan de kosten van recepties. Ook relatiegeschenken vallen onder 'representatie'. Deze kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Je mag kiezen: de representatiekosten boven een drempel van € 5.700 (2025) in zijn geheel aftrekken of80% van de representatie aftrekken. Voor de reis- en verblijfskosten mag je maximaal € 1.500 aftrekken. Als het voor je werk noodzakelijk was om een congres en dergelijke bij te wonen, geldt dit maximum niet.
- Voedsel, drank en genotmiddelen: voorbeelden zijn zakenlunches en -diners. Deze kosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar. Je mag kiezen: de representatiekosten boven een drempel van € 5.700 (2025) in zijn geheel aftrekken of80% van de representatie aftrekken.
Onder 'representatie' vallen onder meer de kosten van recepties. Voor de reis- en verblijfskosten mag u maximaal € 1.500 aftrekken. Was het voor uw werk noodzakelijk om een congres en dergelijke bij te wonen?
Een vast bedrag van € 0,23 per kilometer. U moet kunnen aantonen dat u deze kosten werkelijk gemaakt hebt. Bewaar bijvoorbeeld uw treinkaartje. Reist u met een OV-chipkaart? U moet de studiekosten maken in het belang van uw onderneming. De kosten zijn alleen aftrekbaar als u ze maakt om bestaande vakkennis op peil te houden. Als u de kosten maakt om nieuwe kennis te verwerven, zijn de kosten niet aftrekbaar.
Hoi Rick, die had ik inderdaad zelf ook gevonden, maar kwam er niet helemaal uit. Als de werkgever onder het oude vergoedingen regime valt (dus geen WKR) kan het volgende document van belang zijn. Uiteraard zit er wel een onderscheid tussen het onbelast kunnen vergoeden aan een werknemer en het kunnen aftrekken van de kosten voor jezelf. Er mag meer onbelast vergoed worden aan werknemers dan dat de ondernemer zelf aan kosten af kan trekken.
Rijbewijs E is een twijfelgeval, er zal beoordeeld moeten worden of en in hoeverre de kosten zakelijk zijn, waarbij het denkbaar is dat voor de ondernemer slechts een deel aftrekbaar is. In dit geval kan ik me goed voorstellen dat het voor de uitoefening van de dienstbetrekking erg nuttig, zo niet noodzakelijk is dat over een E wordt beschikt - onder de oude regeling kan dan een onbelaste vergoeding/verstrekking plaatsvinden. Onder de nieuwe werkkostenregeling geldt een studiekostenvrijstelling die is gebaseerd op de oude regeling. Voor jou als ondernemer geldt m.i. dezelfde kwalificatie 'erg nuttig, zo niet noodzakelijk'. Als je dan ook nog eens privé goed zonder E uit de voeten kunt, zal een redelijke inspecteur je de aftrek niet snel weigeren.