Toyota Kata van Mike Rother is één van de bekendste boeken over Lean bij Toyota. In het boek beschrijft Rother dat het succes van continu verbeteren bij Toyota voor een groot deel komt door het gebruik van Kata’s. Kata is onder te verdelen in de verbeter-Kata en de coaching-Kata.
Lean is bij veel organisaties beperkt succesvol geweest. Zeker als we deze organisaties vergelijken met de grondlegger van Lean Management, autoproducent Toyota. Veel organisaties kopiëren de tools en de technieken van Toyota of de wijze van implementeren. Hiermee wordt de uitkomst overgenomen maar niet de reis ernaar toe. En juist die reis is datgene wat Lean Six Sigma uniek maakt. In de Toyota organisatie is continu verbeteren een gewoonte geworden, een routine. Het is een belangrijk onderdeel geworden van hun cultuur. Voor hen is het als leren ademhalen. Niemand denkt na over hoe wij ademhalen, maar we doen het wel. Dit is vergelijkbaar met de gewoontes bij Toyota.
Rother beschreef in zijn boek een tweetal Kata’s of routines die continu verbeteren mogelijk maken. De verbeter-Kata is een systematische routine om verbeteren te verankeren in de cultuur. Het is een vaardigheid, een manier van denken en doen, die wordt aangeleerd door elke dag een beetje te oefenen. De coaching-Kata is een techniek die gebruikt wordt om de verbeter-Kata te onderwijzen. De coaching-cycli zijn een routine voor dagelijks management.
Tijdens de Black Belt training oefenen we veelvuldig met de coaching-Kata om verbeteren écht tot een routine te maken zodat het een gewoonte wordt en onderdeel van het gewone werk.
Wat is Toyota Kata | Een probleemoplossingstechniek
Wat is Kata?
Ongemerkt kent bijna iedereen het begrip kata, ze weten alleen niet dat ze naar een kata kijken. Het is namelijk een bekend begrip uit de Japanse vechtsport, met name bij Karate en Judo. Ken je de beelden van karateka’s die relatief langzaam - en bij karate vaak alleen - een serie van bewegingen doen? Dan heb je naar een kata zitten kijken. Binnen de vechtsporten wordt kata gebruikt om patronen in te slijten. De kata’s bestaan uit een vaste volgorde van bewegingen en door deze in een rustig tempo - gericht op perfectie - vaak uit te voeren wordt er een routine gecreëerd.
Lees ook: Prijzen en uitvoeringen van de Toyota Yaris Cross
De routine die gecreëerd wordt met Kata resulteert uiteindelijk in het ontwikkelen van een gewoonte bij medewerkers. En in het boek Toyota Kata omschrijft Mike Rother hoe Toyota dit heeft gebruikt om continu verbeteren als gewoonte bij medewerkers te ontwikkelen. Continu verbeteren is geen trucje wat mensen even ‘aanleren’. Het is een andere manier van denken, doen en kijken naar het bestaande werk. Om écht continu te verbeteren moet het een gewoonte worden voor iedere medewerker. En daar komt de verbeter kata van pas. Door iedere dag de kata te doorlopen oefenen medewerkers met continu verbeteren, totdat het routine is geworden.
Een kata verwijst meestal naar fundamentele bewegingen in Japanse vechtsporten, maar kan ook verwijzen naar een basisvorm, routine of gedragspatroon. Herkenbare gedragspatronen en duidelijke verwachtingen maken het gemakkelijk om afwijkingen (problemen) te herkennen en dienen dan ook als basis voor verbetering, het stellen en bereiken van hogere normen. De letterlijke vertaling vanuit het Japans is ‘manier van dingen doen’.
Lean KATA is het creëren van een routine van continu leren, verbeteren en coachen in combinatie met een wetenschappelijke manier van denken. KATA draagt dus bij aan het creëren van een continue verbetercultuur binnen je organisatie.
In dit artikel leer je hoe je deze methoden effectief gebruikt om verbetering en perfectie te bereiken. Kata, afkomstig uit Japanse verdedigingskunsten, staat voor ‘vorm’. Het is een gestructureerde oefening om perfectie te bereiken. Net als in Kata, is het streven naar perfectie essentieel in Lean organisaties. Problemen vormen kansen om te verbeteren en te groeien.
Problemen zijn de basis voor verbetering binnen Lean. Ze vertegenwoordigen het verschil tussen de huidige en ideale toestand. De Lean cultuur streeft naar voortdurende verbetering.
Lees ook: Betrouwbare Occasions 's-Hertogenbosch
De Verbeter-Kata
Het hoofddoel van de Verbeter Kata is om stapsgewijs verbeteringen in het werkproces te identificeren, testen en implementeren. Deze routine die teams gebruiken is bedoeld om een proces te verbeteren.
De Verbeter Kata - dit is een herhaalde routine om doeltoestanden te realiseren. Je benoemt obstakels stap voor stap en lost ze daarna op.
De eerste stap in de verbeter KATA is het begrijpen van de ‘Huidige Toestand’. Hoe werkt dit? Onze hersenen stappen onbewust over kennisdrempels heen waardoor we automatisch conclusies trekken. De wetenschappelijke benadering in onze denkwijze zorgt ervoor we de kennisdrempels vastleggen. Zo krijgen we inzicht in wat we weten, en nog belangrijker, wat we NIET weten.
Het doel van deze procesanalyse is niet zozeer het blootleggen van problemen, verspillingen of potentiële verbeteringen. Het gaat er juist om dat je de Huidige Toestand analyseert om gegevens te verzamelen die nodig zijn voor het vaststellen van een passende doelstelling. Vaak wordt een waardestroomanalyse (ook wel Value Stream Map of VSM genoemd) gemaakt om de huidige situatie in kaart te brengen.
Als je de huidige situatie helder hebt, kan je gaan nadenken over hoe de toekomstige situatie er uit zou moeten komen te zien. Dit doe je door het vastleggen van de volgende doeltoestand. Het tijdschema van de doeltoestand is afhankelijk van het niveau van de uitvoerder van de verbeter KATA. Op basis hiervan kan de doeltoestand ver in de tijd liggen (ca.
Lees ook: Yaris 2002: Brandstofverbruik
Een doeltoestand beschrijft de gewenste toekomstige toestand die je wil bereiken op een bepaalde datum. Als je hebt gedefinieerd hoe het proces zou moeten werken, dan herken je de belangrijke problemen en obstakels die je aan moet pakken. Een DOEL en DOELTOESTAND zijn niet hetzelfde. Een doel is een gevolg, oftewel een uitkomst of resultaat.
Nu je de doeltoestand hebt vastgelegd moet je er nog naartoe werken, maar hoe ga je dat doen? We maken vaak een plan met het voornemen om deze daadwerkelijk uit te voeren. De realiteit is dat we te maken hebben met een mate van onvoorspelbaarheid om tot een doeltoestand te komen. Daarom gaan we aan de hand van experimenten proberen tot het gewenste resultaat te komen. Hier komt de wetenschappelijke benadering om de hoek kijken. We gaan namelijk, net als een wetenschapper, de weg naar de doeltoestand vinden door onze koers continu aan te passen naar aanleiding van wat we leren tijdens het experimenteren.
De stappen van PDCA vormen hierbij het wetenschappelijk proces om kennis te vergaren. PDCA biedt ons een praktische manier om een doel/toestand te bereiken.
Iemand die de Improvement Kata toepast stelt zich zelf voortdurend de vijf vragen hieronder. Wanneer - zo snel mogelijk - kunnen we gaan zien (go and see) wat we van die stap hebben geleerd? Omdat er veel kleine stapjes worden gezet, lijkt het misschien of het verbeterproces traag verloopt. Dat is echter niet het geval omdat de stappen elkaar in hoog tempo opvolgen. Het is heel goed mogelijk om meer dan één stap per dag te zetten!
Als, na een groot aantal stapjes, de Target Condition is bereikt, wordt er een nieuwe Target Condition gedefinieerd. Zie dit als een vlag op een plateau op de berg, dat weer een stukje hoger ligt. Hierna start het PDCA-en weer van voren af aan.
Allereerst moet je een Vision hebben die richting geeft. Vervolgens definieer je een Target Condition die je een stapje dichter bij de Vision brengt.
De Improvement Kata omvat een set van gedragsrichtlijnen die veel discipline vergen. Dit gedrag leer je niet in een klaslokaal maar al doende, door steeds opnieuw te oefenen.
De vorm van werken is bij Toyota ontwikkeld en heeft dus een hele stevige connectie met Lean. In de laatste stap wordt met de ‘gestructureerde manier’ vaak gebruik gemaakt van PDCA (Plan, Do, Check, Act) wat gerelateerd is aan Lean Management. Maar het ontwikkelen van de routine is niet voorbehouden aan Lean. De gestructureerde manier kan ook DMAIC - vanuit Lean Six Sigma zijn.
De Coaching-Kata
De Coaching Kata is een set vragen die de coach stelt aan de verbeteraar met als doel dat de ze zelf steeds beter in staat is problemen op te lossen en continu te blijven verbeteren. De Verbeter Kata en de Coaching Kata zijn onlosmakelijk verbonden.
De Coaching Kata - dit is een patroon om medewerkers en management de Verbeter Kata te leren zodat de Toyota Kata de manier van informatie delen wordt. Zo spreekt de organisatie niet alleen dezelfde taal op alle niveaus, het versnelt tevens de verbetering.
De coaching kata - de naam zegt het al - is gericht op de coaching van de medewerker. Het doel van deze coaching is om de verbeter kata beter uit te voeren en zo gerichter en effectiever verbeteringen door te kunnen voeren. Het is hierbij van belang dat de coach zelf ervaring heeft met de verbeter kata. Daarbij is het belangrijk dat de coach ook ervaring heeft met coaching. De bedoeling is namelijk dat hij of zij tijdens de coaching de coachee stimuleert om te verbeteren. En in de regel gebeurt dat niet wanneer de coach zich als criticaster of leidinggevende opstelt. Effectief coachen is een vaardigheid die ontwikkeld moet worden.
De Coaching Cyclus is een techniek die we ontwikkelen en gebruiken om de Verbeter KATA te onderwijzen. Coaching cycli zijn een routine voor het dagelijks management. Als coach zorg je ervoor dat iedereen zich een deel van de werkdag inspant om te streven naar een werkgerelateerde doel-toestand.
Instructeren hoe je verbetert met de Improvement Kata wordt gedaan via een mentor/mentee dialoog, die Rother de Coaching Kata noemt. Mogelijkerwijs liggen de wortels van deze benadering in de Boeddhistische opleidingsmethode van meester en gezel. Een mentor leidt zijn mentee door de Improvement Kata, maar dit gebeurt niet door hem of haar eenvoudigweg te vertellen wat te doen. Het onderwijzen gebeurt veel subtieler. Op die manier wordt de mentee in staat gesteld om - ook in dit geval weer via trial-and-error! - zich het gedrag en de manier van denken van de Improvement Kata eigen te maken.
Gedurende de dialoog tussen mentor en mentee kan een stuk papier ter grootte van een A3 worden gebruikt om de stappen van de Improvement Kata te visualiseren, inclusief de informatie van de werkvloer waarop die zijn gebaseerd. Tijdens het verbeterproces wordt de informatie herhaaldelijk herschreven. Deze manier om de dialoog te structuren wordt het A3 management proces genoemd.
Stappen in de Coaching Kata
- Wat is het doel?
- Waar sta je nu?
- Welke obstakels verhinderen je om de doel-toestand te bereiken?
- Wat is je volgende stap?
Leidinggevenden hebben een coachende functie tijdens het uitvoeren van de kata. Bij de laatste stap, PDCA richting doeltoestand kan de leidinggevende de medewerkers een aantal coachende vragen stellen.
Het mooie aan deze techniek is alles wat er is bijgeleerd en dat er extra kennis is opgedaan van het proces (ook van de fouten is immers geleerd). Het (gezamenlijk) behalen van doelen werkt motiverend waardoor medewerkers met enthousiasme de volgende doeltoestand willen aanpakken.
Implementatie en Training
Zoals je ziet is het gedachtegoed relatief eenvoudig en vraagt het weinig resources. De enige vereiste is dat het gestructureerd en regelmatig uitgevoerd wordt. Alleen dan worden de nodige routines ontwikkeld en wordt het een gewoonte. De cycli kunnen op ieder niveau en op iedere afdeling binnen een organisatie toegepast worden. Je kunt na het lezen van dit artikel in principe zelf al een kleine start maken hiermee.
Maar zoals hierboven beschreven is het in het geval van de coaching van belang dat de coach ervaring heeft met de verbeter kata. Voor een brede inzet van deze principes adviseren we je daarom om eerst wat meer kennis en vaardigheden op te doen. Tijdens de Black Belt in Lean Training worden de kata principes uitgebreid behandeld. Heb je al ervaring met Lean of Lean Six Sigma of wil je echt alleen kennis opdoen op het gebied van kata? Dan bieden we de mogelijkheid tot een incompany kata workshop.
Tijdens een dergelijk traject gebeuren er van allerlei dingen, niet alleen ‘boven water’ maar juist ook ‘onder water’. Met dat laatste bedoelen we de zachte, veranderkundige kant. Per DMAIC-fase onderkennen wij de fasering van de verbeter-Kata. De Define-fase begint met een globale probleem stelling. Deze wordt verhelderd door de klantvraag te onderzoeken en daaruit de zogenaamde Voice of the Customer of Voice of the Business (VOC/VOB) te destilleren. Koppeling aan de visie van de organisatie is belangrijk om de juiste projecten te selecteren. De Measure-fase meet het huidige probleem. In de Analyse fase komen de oorzaken boven water. Deze worden vaak in een VSM (Value Stream Map) gevat. In de Analyse-fase wordt de toekomstige situatie vastgelegd in de Future State en vervolgens wordt hier een implementatieplan voor gemaakt. In de Improve-fase wordt de implementatie doorgevoerd. In de Control-fase wordt de verbetering geborgd en wordt gekeken hoe we de volgende stap kunnen zetten.
Deze speciale training is gebaseerd op het boek ‘Toyota Kata door Mike Rother’. Mike Rother onderzocht waarom Lean bij Toyota zo succesvol is en waarom andere ‘grote’ organisaties het Lean succes niet kunnen vasthouden. Op basis van een zes jaar durend onderzoek over Lean management en leiderschap bij Toyota, kwam Rother tot de conclusie dat de Japanners ‘het verschil maken’ op twee specifieke gedragsroutines. Hij noemt deze routines: Verbeter Kata (letterlijk vertaald betekent dit: ‘manier van dingen doen’) en het dagelijks gebruiken van deze routines, Coaching Kata.
Tijdens de training gaat u vooral ‘leren door te doen’. Korte theoretische modellen en methoden worden afgewisseld met oefeningen en rollenspellen. Aan de hand van verschillende praktijkcases verzamelt u tips en gereedschappen die u helpen om Kata coach te worden.
Wil je meer weten over hoe Kata je kan helpen je doelen te bereiken en iedere dag te verbeteren? En wil je deze leren toe te passen in de praktijk?
Toyota Kata in de Praktijk
Mindset: werknemers worden positief uitgedaagd en geactiveerd. En de opdrachtgever die ‘al vanzelf’ verbeterde? Daar zijn we gestart met een A3 Problemsolving workshop en hebben we de deelnemers met hun praktijkopdracht gecoacht middels deze kata methode.
Kata en Lean vormen de sleutel tot verbetering en groei. Door de Lean cultuur te omarmen en de stappen van een verbeter-Kata te volgen, leg je de basis voor een succesvolle verbetercultuur.
Conclusie
Toyota Kata biedt een gestructureerde aanpak voor continue verbetering en coaching, gebaseerd op de principes van Lean en de routines van Toyota. Door de Verbeter-Kata en Coaching-Kata te implementeren, kunnen organisaties een cultuur van voortdurende verbetering creëren en hun doelen effectiever bereiken.