De bijtelling die werknemers betalen voor privégebruik van een auto van de zaak loopt via de loonadministratie van de werkgever. Het is mogelijk om bijtelling halverwege te stoppen of juist te starten. Dit kan alleen bij wisseling van werkgever, bij de start van een nieuw kalenderjaar op 1 januari of als u de auto korter dan een jaar gebruikt. We vertellen u hoe het precies werkt.
Nieuwe Werkgever, Nieuw Keuzemoment
Als u bent gewisseld van werkgever kunt u voor de bijtelling opnieuw een keuze maken. Van bijtelling naar rittenregistratie of van rittenregistratie naar bijtelling. Daarom is het mogelijk om bij de overstap naar een andere werkgever ook te wisselen van bijtellingskeuze. De oude werkgever is namelijk alleen verantwoordelijk voor de loonheffingen over de periode waarin de werknemer in dienst was.
Is dit niet een volledig jaar, dan moet er gekeken worden naar een tijdsevenredig deel van het maximale aantal privékilometers van 500 per jaar. Bent u per 1 september overgestapt naar een nieuwe werkgever, mag er dus maximaal 8/12e deel van 500 km gereden zijn van 1 januari tot 1 september. In dit geval hoeft er bij maximaal 333 km dus geen bijtelling betaald te worden.
Stel dat u vanaf 1 september bij de nieuwe werkgever tot het einde van het jaar 1.000 km privé rijdt, wordt er pas vanaf 1 september bijtelling betaald. Dit is omdat er bij de nieuwe werkgever een nieuwe periode begint en de werknemer er zelf voor kan kiezen om alsnog privé met bijtelling te gaan rijden als hij bij de vorige werkgever over een rittenregistratie beschikte, of andersom.
Geen Bijtelling bij Nieuwe Werkgever
Indien er wordt gekozen om geen bijtelling te betalen bij de nieuwe werkgever, is de regel van de Belastingdienst dat er maximaal 500 kilometer privé per jaar in de auto van de zaak mag worden gereden. Hiervoor tekent de werknemer de “Verklaring geen privégebruik auto” bij de Belastingdienst en houdt vervolgens een rittenregistratie bij om aan te tonen dat er inderdaad niet meer dan 500 kilometer privé wordt gereden. Dit kan handmatig worden bijgehouden, maar het is veel handiger en sneller om de rittenregistratie bij te houden door middel van een GPS rittenregistratiesysteem.
Lees ook: Privégebruik auto voorkomen: zo werkt het
Voorbeeld van een rittenregistratie app
Wel Bijtelling bij Nieuwe Werkgever
Als er bij de oude werkgever is gekozen voor rittenregistratie, maar bij de nieuwe werkgever voor bijtelling, wilt u wellicht meer informatie over bijtelling. Op deze pagina leggen we alles uit over bijtelling, de bijtellingscategorieën maar ook hoe u de bijtelling berekent.
Uitzondering: Gebruik Auto Korter dan een Jaar
Als u de auto korter dan een jaar gebruikt, moet u het jaarbedrag aanpassen. Als u bijvoorbeeld een auto 5 maanden in gebruik hebt, is de correctie voor het privégebruik van de auto: 5/12 x 22% x de waarde van de auto. Dit bedrag verrekent u met de autokosten.
Als u op jaarbasis met de auto niet meer dan 500 kilometer privé rijdt, hoeft u niets met de autokosten te verrekenen. Het privégebruik op jaarbasis rekent u uit door het privégebruik te herrekenen.
Lees ook: Procedure rijbewijs werk
Als u in de loop van het jaar een andere auto gaat gebruiken, moet u het privégebruik voor elke auto apart berekenen. Het totaal van die berekeningen verrekent u met de autokosten. Als u tegelijkertijd meer dan één auto van uw onderneming hebt, moet u het privégebruik voor elke auto afzonderlijk uitrekenen. Het totaal van de berekeningen verrekent u met de autokosten.
Het kan zijn dat uw totale autokosten minder bedragen dan het bedrag dat u voor het privégebruik van de auto moet tellen. In dat geval stelt u het bedrag van het privégebruik van de auto gelijk aan uw totale autokosten.
Verklaring Uitsluitend Zakelijk Gebruik Bestelauto
Gebruikt u een bestelauto van uw onderneming uitsluitend zakelijk (dus: geheel niet privé)? Dan kunt u gebruikmaken van de Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto. U hoeft bij de berekening van de winst geen rekening te houden met een correctie in verband met privégebruik.
Wilt u gebruik maken van deze mogelijkheid dan moet u dat bij ons melden. Nadat u de verklaring hebt ingevuld en ingestuurd, hoeft u geen rittenregistratie mij te houden. Wij controleren op privégebruik met camerabeelden. Als wij daarom vragen moet u kunnen aantonen dat een rit zakelijk was. Wij zullen vooral op ongebruikelijke plaatsen en tijdstippen controleren.
Het is voor u verstandig om aantekeningen bij te houden van zakelijke ritten naar ongebruikelijke plaatsen of op ongebruikelijke tijdstippen zodat u zich op een later moment nog kunt herinneren waarom u op dat moment daar was.
Lees ook: Stappenplan Eigen Verklaring bij gemeente
Voorbeelden van Privékilometers Berekenen
Je moet de gereden privékilometers omrekenen naar het aantal kilometers die de werknemer privé zou rijden in een heel kalenderjaar.
- Voorbeeld 1: In 3 maanden rijdt een werknemer 100 kilometer privé. Omgerekend naar een heel kalenderjaar zou hij 12/3 x 100 = 400 kilometer privé rijden.
- Voorbeeld 2: Een werknemer rijdt 200 privékilometers in de eerste 3 maanden van het kalenderjaar. Van 1 april tot 1 december rijdt een werknemer 400 kilometer privé. Hij zou in een heel kalenderjaar 12/8 x 400 = 600 kilometer privé rijden.
- Voorbeeld 3: Een werknemer rijdt alleen in de maand december 60 privékilometers met een auto van de zaak. Omgerekend naar een jaar zou hij 12/1 x 60 = 720 privékilometers rijden. Dit is meer dan 500 kilometer.
Gevolgen van de 'Verklaring Geen Privégebruik Auto'
Wat zijn de gevolgen voor de bijtelling als een werknemer een auto van de zaak ter beschikking krijgt en pas op een later moment de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ overlegt? De bijtelling privégebruik auto mag je achterwege laten als de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt.
Als de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ overlegt, verschuift de bewijslast naar de werknemer. Een werknemer krijgt op 1 maart een auto van de zaak ter beschikking. Hij wil geen bijtelling en gaat een sluitende rittenregistratie bijhouden. Totdat je deze verklaring hebt ontvangen moet je per loontijdvak beoordelen of de bijtelling van toepassing is.
De werknemer heeft de auto 10 maanden ter beschikking. Op jaarbasis mag de werknemer niet meer dan 416 privékilometer rijden als hij geen bijtelling wil. In maart heeft de werknemer nog geen ‘Verklaring geen privégebruik auto’ overlegd en heeft volgens de rittenregistratie in die maand 65 kilometer privé gereden. Op kalenderjaarbasis is dit 10 x 65 = 650 kilometer.
In april is er nog steeds geen verklaring. In die maand rijdt de werknemer 55 kilometer privé. Over 2 maanden heeft hij in totaal 120 privékilometers gereden met de auto. Dit is gemiddeld 60 kilometer per maand, dus omgerekend naar een kalenderjaar is dit 600 kilometer.
Op 3 mei heeft de werknemer een kopie van de Verklaring geen privégebruik auto aan je overhandigd. Eind mei moet je het loon vaststellen, maar je hebt nog geen rittenregistratie over die maand. Na ontvangst van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ hoef je de bijtelling niet toe te passen met ingang van het 1e loontijdvak waarover het loon nog niet is berekend.
In deze situatie weet je bij het vaststellen van het loon niet hoeveel privékilometer de werknemer in mei heeft gereden. Op dat moment mag je de bijtelling bepalen op wat je wel weet. In maart en april zijn in totaal 120 kilometer gereden. Over 3 maanden bereken je dit als volgt: 120/3 = 40 kilometer per maand. Op kalenderjaarbasis is dit 400, dus minder dan 416 kilometer.
Je mag alleen corrigeren als de betreffende loonaangiften onjuist of onvolledig waren. Dit is hier niet het geval. Over maart en april is er terecht bijgeteld. Er is geen sprake van een onjuiste of onvolledige loonaangifte. Alleen de mededeling van de werknemer is niet voldoende.
Hij kan bezwaar maken tegen de ingehouden loonheffingen over dat jaar. Hij kan een lager loon aangeven in zijn aangifte inkomstenbelasting door het loon te verminderen met de bijtelling privégebruik auto. De werknemer moet kunnen aantonen dat hij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden.
Verklaring Geen Privégebruik Auto: Aanvragen en Intrekken
Als uw werknemer met een ter beschikking gestelde auto maximaal 500 km per kalenderjaar privé rijdt, kan hij of zij een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst aanvragen. Desgevraagd moet uw werknemer overtuigend kunnen bewijzen dat hij of zij maximaal 500 kilometer per kalenderjaar privé heeft gereden.
U bewaart een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij uw administratie en stopt de bijtelling vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u het loon moet berekenen. De bijtelling voor loontijdvakken waarvoor de werknemer al loon heeft gekregen, mag u niet corrigeren.
Als uw werknemer met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 km privé gaat rijden, moet hij of zij dit zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Uw werknemer moet de verklaring dan intrekken met het online formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’.
Ook informeert hij of zij u zo snel mogelijk hierover. Na de intrekking van de verklaring ontvangt u een brief van de Belastingdienst met de benodigde informatie voor de aangifte loonheffingen. Omdat uw werknemer in het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijdt, geldt de bijtelling voor het gehele kalenderjaar waarin uw werknemer de auto ter beschikking heeft. U moet de bijtelling toepassen vanaf het moment dat u op de hoogte bent van de intrekking van de verklaring. Dit hoeft u niet met terugwerkende kracht te doen.
Bent u in loondienst en kunt u aantonen dat u per kalenderjaar niet meer dan 500 kilometer privé rijdt in de auto van de zaak? Bijvoorbeeld met een sluitende rittenregistratie? Dan telt uw werkgever niets bij uw loon voor het voordeel van het privégebruik. U hebt dan geen bijtelling. U betaalt dus ook geen belasting over het voordeel van het privégebruik.
Lees in welke situaties u de verklaring kunt aanvragen, wanneer u een (nieuw) kenteken opgeeft en hoe u dat doet. Het aantal gereden privékilometers mag in een kalenderjaar niet meer zijn dan 500. Dat betekent dat u in een aantal situaties minder dan 500 kilometer privé mag rijden.
Hebt u te maken met 1 van de volgende veranderingen in uw situatie?
- U gaat in een kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé rijden met een auto van de zaak.
- Hebt u al meer dan 500 kilometer privé gereden? En wilt u de verklaring om die reden intrekken? Dan kunt u een naheffingsaanslag krijgen.
- U krijgt een bestelauto waarmee u niet privé mag rijden.
- U krijgt een bestelauto waarvoor uw werkgever de eindheffing toepast.
- U krijgt een bestelauto die (bijna) uitsluitend geschikt is voor goederenvervoer.
- U krijgt een auto waarvoor een (collectieve) afspraak voor het privégebruik geldt.
Geeft u niet zelf aan ons door dat de verklaring moet worden ingetrokken, en stellen wij achteraf vast dat u meer dan 500 kilometer hebt gereden? Als u aan ons doorgeeft dat de verklaring moet worden ingetrokken, dan trekken wij die voor u in.
Laat uw werkgever zo snel mogelijk weten dat u ons hebt gevraagd de verklaring in te trekken. Dan kan uw werkgever er voor de komende loontijdvakken direct rekening mee houden. Hebt u vragen? Belt u dan de BelastingTelefoon: 0800 - 0543.
Scenario: Intrekking Verklaring Tijdens Kalenderjaar
Als een werknemer een Verklaring geen privégebruik auto (artikel) aanvraagt bij de Belastingdienst en aan de werkgever laat zien, kan de werkgever de bijtelling vanwege privégebruik van een auto van de zaak bij deze werknemer achterwege laten.
Als de werknemer vervolgens in de loop van het kalenderjaar meer dan 500 kilometer privé gaat rijden, moet hij dit zo snel mogelijk doorgeven aan de Belastingdienst. Dit kan met het (online) formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto: intrekken’.
Na de intrekking van de verklaring ontvangt de werkgever een brief van de Belastingdienst. In deze brief staat de informatie die hij nodig heeft voor de aangifte loonheffingen. Na het intrekken van de Verklaring geen privégebruik auto, geldt de bijtelling voor alle tijdvakken dat kalenderjaar waarin de auto ter beschikking stond aan de werknemer. Dus ook voor de maanden waarin hij de verklaring had.
Vanaf het moment dat de werkgever op de hoogte is van de intrekking van de verklaring, moet hij de bijtelling toepassen. Hij hoeft dit niet met terugwerkende kracht te doen.
De werknemer ontvangt binnen twee weken na ontvangst van het formulier een bericht van de Belastingdienst. Voor de maanden waarin de werkgever niet heeft bijgeteld, ontvangt de werknemer een naheffingsaanslag voor de loonbelasting/premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen, inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet en eventueel een rekening voor belastingrente.
Scenario: Overstap van Bestelauto naar Personenauto
Een werknemer laat gedurende het kalenderjaar de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ intrekken door de werkgever. Een werknemer rijdt in een bestelauto van de zaak. Voor deze bestelauto heeft de werknemer een ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ en rijdt er niet privé mee.
In augustus stapt de werknemer over naar een nieuwe functie bij dezelfde werkgever. Voor de nieuwe functie krijgt de werknemer een personenauto in plaats van de bestelauto.
In deze situatie mag de werknemer vanaf augustus een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen. De werkgever stelt het hele kalenderjaar een auto ter beschikking. Tot augustus is dit een bestelauto, en vanaf augustus een personenauto. Er is geen sprake van een situatie waarin alleen een deel van het kalenderjaar een auto ter beschikking staat.