Ga je met eigen vervoer naar je werk? Grote kans dat je een kilometervergoeding ontvangt. Reiskosten krijg je doorgaans door je werkgever betaald, maar ook als particulier kun je in aanmerking komen voor een kilometervergoeding. Hoe dat zit en welke rekensom je moet maken, lees je in dit artikel.
In de wet staat nergens dat je recht hebt op een kilometervergoeding. Er bestaat derhalve geen wettelijk recht op een reiskostenvergoeding. Je hebt daar alleen recht op als hierover afspraken in je cao, arbeidsovereenkomst of bedrijfsregeling staan.
Een medewerker heeft recht op een reiskostenvergoeding van zijn werkgever, als dat overeengekomen is in de arbeidsovereenkomst of CAO.
Voor het ontvangen van een reiskostenvergoeding maakt het niet uit hoe jij je verplaatst (lopend, op de fiets of met de auto), hoeveel kilometer je reist en welke adressen je aandoet. Het maakt hierbij niet uit of uw werknemers lopend, fietsend, met de eigen auto of met het openbaar vervoer (ov) reizen. Ook de afstand maakt niet uit. En of het woon-werkverkeer is of zakelijk verkeer, zoals een bezoek aan een klant.
Belastingvrije Kilometervergoeding in 2025
Van de Belastingdienst mag je maar een bepaald bedrag aan reiskostenvergoeding belastingvrij ontvangen. Onder bepaalde voorwaarden is de reiskosten vergoeding onbelast. Dat betekent dat de vergoeding niet bij het loon wordt meegerekend en zodoende niet meetelt bij de berekening van de verschuldigde loonbelasting en premies volks- en werknemersverzekering.
Lees ook: 45 km Auto: Opel Rocks-e Review
De maximale vergoeding is in 2025 € 0,23 per kilometer. U mag in 2025 € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden. Dit bedrag ziet de Belastingdienst niet als loon. U hoeft daarom geen loonheffingen te betalen.
De maximale reiskostenvergoeding is € 0,23 per kilometer. Krijg je dus € 0,23 of minder per kilometer, dan telt de vergoeding niet als loon: dit is de onbelaste reiskostenvergoeding 2025. Je werkgever houdt daar dan geen loonbelasting en premies op in. Met ingang van 2025 hoef je van het kabinet geen ingewikkelde berekeningen meer te maken bij de aftrek van extra vervoerskosten door ziekte of invaliditeit in de aangifte.
In 2024 was de maximale vergoeding per kilometer eveneens € 0,23. In 2023 bedroeg de maximale vergoeding nog € 0,21 per kilometer.
Het woon-werkverkeer wordt hier ook onder verstaan. In beginsel telt iedere zakelijke kilometer mee. Dat betekent derhalve dat een medewerker die minder dan 10 kilometer bij het werk vandaan woont, ook een belastingvrije vergoeding kan krijgen voor zijn woon-werkverkeer.
Voor een medewerker die echter per openbaar vervoer reist, geldt echter wel een minimumafstand van 10 kilometer en de voorwaarde dat er op minimaal 40 dagen per kalenderjaar naar het werk wordt gereisd.
Lees ook: De voordelen van de Peugeot e-Partner Electric
De kilometervergoeding van maximaal € 0,23 cent geldt voor ieder type voertuig; van auto tot motor en van boot tot taxi. Dit ziet op vervoer per fiets, motor, auto, openbaar vervoer en dergelijke, maar niet op vervoer per vliegtuig of taxi.
Echter wél een belangrijke voorwaarde, is dat de werknemer niet reist met een voertuig van de zaak.
Openbaar Vervoer
Reis je met het openbaar vervoer (ov) naar je werk? De regels rondom reiskostenvergoeding als een werknemer met het openbaar vervoer reist, liggen net even anders. Dan kunt u € 0,23 per gemaakte kilometer vergoeden. Of u kunt de totale gemaakte reiskosten belastingvrij vergoeden. Bijvoorbeeld de kosten van het (retour)treinkaartje. Dit gebeurt meestal via een overzicht van de kosten die uw werknemer bij u inlevert.
In plaats van een vergoeding van € 0,23 per kilometer, kan een werkgever de kosten die een medewerker daadwerkelijk voor openbaar vervoer maakt vergoeden. Dat betekent derhalve dat de vergoeding is vrijgesteld, voor zover deze gedekt wordt door de kosten die de medewerker heeft gemaakt voor openbaar vervoer. Daaronder vallen naast bus, trein, tram, ook de boot, vliegtuig en taxi.
De werkgever dient dan wel een administratie bij te houden waaruit hij het reizen per openbaar vervoer kan aantonen.
Lees ook: Actieradius elektrische auto: wat je moet weten
Uw werknemer levert dan het treinkaartje of een overzicht van de gemaakte reizen met ov-chipkaart in. Daarop staan de gemaakte kosten. De vorm van het OV-abonnement maakt niet uit.
Reist uw werknemer op een andere manier dan met het ov of eigen vervoer? Bijvoorbeeld per boot, vliegtuig of taxi? Dan vergoedt u de gemaakte kosten volledig. Hiervoor is wel bewijs van de gemaakte kosten nodig.
Carpoolen
Reizen meerdere werknemers samen naar het werk, in één voertuig? Komen uw werknemers samen met de auto naar werk (carpoolen)? U maakt daarbij met één werknemer een afspraak om te rijden en andere collega’s op te halen. U vergoedt aan deze werknemer € 0,23 per kilometer. Daar horen de kilometers die uw werknemer moet omrijden om de anderen op te halen bij.
Als de werkgever het carpoolen zelf organiseert, mag hij € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoeden aan de chauffeur. Organiseren werknemers het carpoolen onderling? Dan krijgt iedere werknemer in de auto € 0,23 per kilometer belastingvrij vergoed. Dan kan iedere collega of werknemer een vergoeding krijgen van € 0,23 per kilometer.
Een vergoeding voor een medewerker die als bestuurder van een auto anderen meeneemt (voor woon-werkverkeer), is vrijgesteld tot € 0,23 per kilometer. De extra kilometers die een medewerker maakt om een ander op te halen, zijn eveneens voor € 0,23 per kilometer vrijgesteld. De werknemers ontvangen dan allemaal € 0,23 per kilometer. De kilometers voor het omrijden om anderen op te halen, hoeft u niet te vergoeden.
De medewerker die meerijdt, krijgt kennelijk vervoer ter beschikking gesteld en een vergoeding voor reiskosten voor diegene is derhalve niet vrijgesteld. Voorgaande geldt als de werkgever deze carpoolafspraak organiseert.
Wanneer is een vergoeding niet vrijgesteld?
De vergoeding voor reiskosten is niet vrijgesteld als aan de medewerker vervoer ter beschikking wordt gesteld, aangezien er dan geen reiskosten worden gemaakt.
Naast voorgaande worden alle andere vergoedingen belast die een werkgever aan de medewerker betaald en die verband hebben met zijn vervoer. Die andere vergoedingen worden derhalve tot het loon gerekend. Een vergoeding die een werkgever geeft voor de schade aan een auto tijdens zakelijke ritten (woon-werkverkeer) is bijvoorbeeld ook belast. Een vergoeding voor parkeerkosten is eveneens niet vrijgesteld.
Wel mag een werkgever zelf de kosten voor parkeergelegenheid bij het werk of op locatie voor zijn rekening nemen door die parkeervergunning of parkeerkaarten zelf te betalen.
Vaste Reiskostenvergoeding
De werkgever kan een vaste onbelaste reiskostenvergoeding gegeven aan werknemers met een vaste arbeidsplaats. Daarvan is sprake als een werknemer, op jaarbasis, minimaal 128 dagen naar deze arbeidsplaats reist. Dan kan de werkgever voor het hele jaar een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken, ook als de medewerker dus een deel van de tijd thuis werkt. U spreekt met uw werknemer een vaste vergoeding af. Hiervoor bestaat de 128/214-dagenregeling. Een werknemer die in een kalenderjaar ten minste 128 dagen naar een vaste werkplek reist, mag een vergoeding ontvangen voor 214 dagen.
Reist uw werknemer bijvoorbeeld 130 dagen naar een vaste werkplek? Dan mag u 84 dagen (214 -130 = 84) extra reiskostenvergoeding geven voor woon-werkverkeer.
Voor medewerkers die deeltijd werken geldt hetzelfde naar rato van het aantal werkdagen (dus niet naar rato van het dienstverband). Werkt uw werknemer 3 dagen? Dan gaat het om 77 reisdagen (3/5 deel van 128 dagen). Werkt uw werknemer 4 dagen? Dan gaat het om 102 reisdagen (4/5 deel van 128 dagen).
Als de totale reisafstand meer dan 150 kilometer van en naar de vaste arbeidsplaats is, dan is nacalculatie van de vaste kostenvergoeding verplicht. Is er bij nacalculatie meer vergoed dan de werkelijke reiskosten dan is het verschil belast, tenzij dit wordt terugbetaald door de medewerker.
Thuiswerkvergoeding
De werkgever mag overigens ook kiezen voor een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,40 per dag (in 2025), maar dan kan niet ook voor diezelfde dag een reiskostenvergoeding worden verstrekt.
Reiskostenvergoeding bij Ziekte
Bent u zzp'er en gebruikt u uw privéauto voor uw bedrijf? Dan mag u een zakelijke kilometervergoeding van € 0,23 per kilometer aftrekken van uw winst. Dat mag als u ondernemer voor de inkomstenbelasting bent.
Is uw werknemer waarschijnlijk korter dan 6 weken afwezig door ziekte? Dan mag u de reiskostenvergoeding doorbetalen. Bij langdurige afwezigheid mag u de reiskosten alleen de eerste 2 maanden doorbetalen.
In het geval van ziekte of invaliditeit mogen de werkelijke kosten worden afgetrokken. Het gaat dan bijvoorbeeld om uitgaven die zijn gedaan om bij ziekte van en naar het ziekenhuis te rijden. Bij ziekte of invaliditeit mag je naast een vergoeding voor de gereden kilometers van- en naar het ziekenhuis of de zorgverlener ook de gemaakte parkeerkosten aftrekken.
Kilometervergoeding Berekenen
Krijg je van je werkgever een vast bedrag per kilometer vergoed? Dan kun je eenvoudig jouw reiskostenvergoeding berekenen. Je hebt alleen de reisafstand tussen je huis en werk nodig en de kilometervergoeding die in je contract staat. De exacte afstand kun je berekenen met onze routeplanner. Stel dat je een kilometervergoeding van € 0,23 krijgt en je moet 22 kilometer reizen naar je werk. Dan ontvang je € 0,23 x 22 = € 5,06 aan reiskosten.
Om je autokosten te berekenen, heeft de ANWB een handige rekentool voor personenauto's die aan het einde van de gebruiksduur maximaal 18 jaar oud zijn. Door het invullen van je kenteken of het merk en type van de auto, plus de nodige gegevens over hoe je hem gebruikt, krijg je een keurige specificatie van de kosten per kilometer. De rekentool vul je in zoals aangegeven. Dus niet met de kilometers die je voor medische doeleinden hebt gereden, maar het jaarkilometrage. Wanneer alle vragen zijn ingevuld, komt er een prijs per kilometer uit de rekentool. Deze prijs per kilometer vermenigvuldig je vervolgens met het aantal kilometers dat je hebt gereden voor medische zaken.
Kilometerregistratie
Om ervoor te zorgen dat je als werkgever nooit te veel of te weinig kilometervergoeding uitkeert in 2025, is het belangrijk om de afgelegde kilometers nauwkeurig bij te houden. Automatische kilometerregistratie biedt hierbij uitkomst. Met het kilometerregistratiesysteem van RouteVision worden alle ritgegevens van jou en/of jouw werknemers volledig automatisch genoteerd. Zonder dat jij er omkijken naar hebt of hoeft te hannesen met handmatig papierwerk, heb je al je administratie piekfijn in orde. Ga jij graag voor zekerheid en gemak?
Zelfstandigen (ZZP)
Wanneer je als zzp’er zakelijke kilometers maakt, kun je daar een vergoeding voor krijgen. Een kilometervergoeding is een reiskostenvergoeding voor je gemaakte zakelijke kilometers. Je kunt aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer je geen gebruikmaakt van een vervoermiddel van de zaak. Wanneer je je privé-auto gebruikt voor een zakelijke afspraak, mag je in 2024 per zakelijke kilometer €0,21 aftrekken bij de aangifte Inkomensbelasting. Ook voor ieder ander vervoermiddel (een scooter of (elektrische) fiets bijvoorbeeld) geldt dat je alleen €0,21 per kilometer kunt laten uitkeren als dit vervoermiddel onder je privébezittingen valt.
Ook als zzp’er heb je in 2025 recht op maximaal € 0,23 aan onbelaste kilometervergoeding. Reken je meer dan € 0,23 per kilometer, dan betaal je inkomstenbelasting over het gedeelte dat boven dit bedrag ligt.
Wanneer je als zzp’er aanspraak wilt maken op een kilometervergoeding, is een sluitende kilometerregistratie onmisbaar. Wanneer je een sluitende rittenregistratie kunt aanleveren, ben je er nog niet. Wat is bijvoorbeeld het btw-tarief voor OV en taxi? En is woon-werkverkeer ook aftrekbaar? In een eerdere blog zochten we alles over btw over je reiskosten uit. Wil je weten waar je op moet letten als je reiskosten factureert aan een opdrachtgever?
VZR Normbedragen
VZR publiceert jaarlijks normbedragen voor een reële kilometervergoeding als je met een privéauto zakelijke kilometers maakt. Wanneer je als werknemer zakelijke kilometers maakt met je privéauto, dan krijg je hiervoor een vergoeding van je werkgever. De fiscus heeft bepaald dat de vergoeding slechts tot een maximum van € 0,23 onbelast vergoed mag worden. Ontvang je meer dan € 0,23 per kilometer, dan is het meerdere boven de € 0,23 belast.
De grens van €0,23 wordt in de praktijk vaak gebruikt (of liever gezegd misbruikt) als maatstaf voor de vergoeding van de autokosten die een werknemer krijgt als deze zijn privéauto zakelijk gebruikt. Je werkgever mag de werkelijke vergoeding zelf bepalen, zolang hij over het meerdere boven de €0,23 maar loonbelasting inhoudt en afdraagt.
Als je de auto toch al hebt, dan zou je kunnen zeggen dat alleen de variabele kosten van de auto vergoed moeten worden om deze kosten te dekken. Maar waarschijnlijk hou je er bij het kopen van de auto al rekening mee hoe je deze gaat gebruiken, zakelijk en privé. Bovendien draag je, als eigenaar van de auto, het volledig risico van het gebruik van de auto en daarmee ook de kosten voor de verzekering, het onderhoud en de afschrijvingen.
VZR werkt naast de variabele kilometerkosten met een beschikbaarheidsvergoeding. Deze vergoeding is een bedrag per kilometer voor het beschikbaar hebben van de auto. VZR heeft samen met enkele mobiliteitsdeskundigen een norm bepaald. Zowel je werkgever als jij hebben daarmee een norm waarop je kunt terugvallen en aan kan refereren. VZR zal deze norm ieder jaar opnieuw berekenen en aanpassen als dat nodig is. De norm is gebaseerd op de meest gebruikte auto’s in drie categorieën. Deze categorieën zijn dit jaar omhoog bijgesteld. Het bleek dat er bijna geen auto’s meer te koop zijn onder de €20.000,-.
VZR geeft hiermee een helder en objectief kader aan de kilometervergoeding. Hiermee kan je met je werkgever afspraken maken over de vergoeding voor zakelijke kilometers met de privéauto.
Wil je meer lezen over de achtergrond en opbouw van de norm?
Flexibiliteit
U kunt ook kiezen voor een mobiliteitsbudget. Dit is een vast maandelijks bedrag waarmee uw medewerkers zelf kunnen kiezen hoe ze willen reizen. En hoe ze dat willen betalen. U stimuleert duurzame reiskeuzes die uw werknemers per dag kunnen aanpassen. En u heeft voorspelbare reiskosten. U kunt ook kiezen voor een mobiliteitskaart of -app.
Belasting boven € 0,23
De reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer is de grens voor de Belastingdienst. Als u meer vergoedt, betaalt uw werknemer belasting over dat extra bedrag. Gebruikt u voor deze hogere vergoeding de vrije ruimte van uw werkkostenregeling (WKR)? Dan blijft ook dit bedrag onbelast. Via de WKR mag u een deel van het loon namelijk gebruiken voor onbelaste vergoedingen voor uw werknemers. Dat heet de vrije ruimte. U hoeft daar geen loonbelasting over te betalen.
Reiskostenvergoeding Terugvragen
Werknemers mogen tot 5 jaar terug hun reiskostenvergoeding terugvragen met terugwerkende kracht, als ze deze niet hebben gekregen. Dit betekent dat uw werknemers de reiskosten van de afgelopen 5 jaar alsnog aan u mogen terugvragen. Uw werknemers moeten dan hun reiskosten en/of gemaakte kilometers kunnen bewijzen. Bijvoorbeeld door de gereisde kilometers bij te houden in een rittenadministratie.
Afwijken van de Regels
Kun je volgens je werkgever met het OV naar je werk, maar neem je de auto, motor, bromfiets of scooter? Dan krijg je een lage kilometervergoeding. Let op! Werk je wel eens in een ander rijksgebouw? Dan declareer je voor het aantal kilometers dat daarbij hoort. Maar per kilometer krijg je de hoge of lage vergoeding die hoort bij je gebruikelijke werkplek.
Je werkgever kan besluiten af te wijken van deze regels als ze voor jou onredelijk uitpakken of om andere redenen.
Conclusie
Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de actuele regels omtrent kilometervergoedingen, zowel voor werkgevers als werknemers. De belastingvrije grens van € 0,23 per kilometer in 2025 is een cruciaal gegeven. Door de regels goed te begrijpen en toe te passen, kunnen zowel werkgevers als werknemers optimaal profiteren van de mogelijkheden en verrassingen voorkomen.
| Jaar | Maximale Belastingvrije Kilometervergoeding |
|---|---|
| 2023 | € 0,21 |
| 2024 | € 0,23 |
| 2025 | € 0,23 |