Het komt regelmatig voor dat bedrijven of organisaties vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs. Soms is dat verplicht en is het nodig om iemands identiteit vast te kunnen stellen. Denk dan aan je werkgever of aan banken. Maar dat geldt niet in alle situaties. Sterker nog, soms maak je jezelf daarmee kwetsbaar voor identiteitsfraude. Welke bedrijven en instellingen mogen ernaar vragen? En hoe maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs? Dat lees je in dit artikel.
In Nederland kennen wij de identificatieplicht. Dit betekent dat elke Nederlander vanaf 14 jaar een geldig identiteitsbewijs moet kunnen tonen. Door deze identificatieplicht zou het voor organisaties makkelijk moeten zijn om te weten met wie ze te maken hebben. Maar mogen organisaties zomaar vragen om een identiteitsbewijs en gegevens daarvan overnemen? Mag een ID-kaart of paspoort gekopieerd worden? En hoe zit het met het gebruik van het burgerservicenummer onder de huidige privacywetgeving?
Wettelijke Regels bij Identificatie
Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is namelijk gebonden aan regels, en deze regels staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De bescherming van persoonsgegevens in de Europese Unie (EU) werd lange tijd gereguleerd door de Richtlijn bescherming persoonsgegevens. Deze werd in 1995 vastgesteld. Tussen 1995 en nu is de samenleving echter gedigitaliseerd: er is een enorme toename in dataverkeer en de technologie ontwikkelt zich steeds sneller. Als gevolg hiervan is er een toename in het verzamelen en delen van gegevens, in de risico’s van cybercrime en in de vraag van de gewone burger wat er met zijn of haar persoonsgegevens wordt gedaan.
De verordening is op 25 mei 2016 in werking getreden. De lidstaten kregen hierna twee jaar de tijd om aan de nieuwe regels te voldoen. In artikel 8 van het Handvest van de grondrechten van de EU is de basis gelegd voor de bescherming van persoonsgegevens. De AVG bouwt voort op dezelfde principes uit het hiervoor geldende gegevensbeschermingsrecht. Er zijn echter strengere eisen gesteld aan sommige voorwaarden, zoals toestemming. Ook krijgt degene die persoonsgegevens verwerkt meer verantwoordelijkheid. Doordat de nieuwe wetgeving een Europese verordening betreft, hebben de regels directe werking. Dit betekent dat de Nederlandse wetgever de AVG niet apart hoeft te implementeren in nationale wetgeving.
Decentrale overheden moeten direct voldoen aan de regels in de verordening, en kunnen zich hier ook direct op beroepen. De AVG biedt de lidstaten echter nog wel ruimte om bepaalde keuzes te maken. Nederland heeft deze uitgewerkt in de Uitvoeringswet AVG. In de Uitvoeringswet staat bijvoorbeeld hoe speciale persoonsgegevens zoals het BSN mogen worden verwerkt.
Lees ook: Nieuw rijbewijs nodig? Lees dit!
Wanneer Mag een Organisatie een Kopie van Uw Identiteitsbewijs Vragen?
De Rijksoverheid stelt dat er slechts enkele organisaties zijn die een kopie van jouw identiteitsbewijs mogen maken. Als voorbeeld worden overheidsinstanties, banken, notarissen, levensverzekeraars, casino’s en je werkgever genoemd.
Banken en werkgevers zijn natuurlijk voor de hand liggende voorbeelden, maar ook verzekeraars, notarissen, overheidsinstanties en zelfs casino's mogen je om een kopie van je identiteitskaart vragen. Daarbij moeten ze je wel informeren over de wettelijke verplichting: het moet duidelijk zijn met welk doel ze een kopie nodig hebben en welke gegevens zichtbaar mogen zijn.
Andere bedrijven en organisaties mogen soms ook om identificatie vragen en zijn in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om een aantal gegevens van je identiteitsbewijs over te nemen, maar mogen géén kopie van je identiteitskaart maken. In dat geval spreken we van 'legitimatie' of 'identificatie'. In die gevallen hoef je geen kopie af te staan, maar kan de betreffende instelling volstaan met het noteren van het documentnummer en de vorm (bijvoorbeeld 'paspoort' + 'nummer').
Het kopiëren van een identiteitsbewijs gaat, gelet op de privacy, nog een stapje verder dan het overnemen van een paar (persoons)gegevens. Slechts in een aantal gevallen is het voor een organisatie toegestaan om een kopie of scan van een identiteitsbewijs te maken. In ieder geval moet de betrokkene worden geïnformeerd over het doel en de grondslag.
Is er geen wettelijke verplichting voor een kopie van een identiteitsbewijs, maar wil een organisatie toch een kopie van het identiteitsbewijs opslaan? Dan moet die organisatie de betrokkene erop wijzen om het BSN en de pasfoto op de kopie af te schermen. Daarnaast mogen betrokkenen altijd een tekst door de kopie heen schrijven, mits de persoonsgegevens die nodig zijn leesbaar blijven. Verder geldt dat kopieën niet oneindig lang bewaard mogen blijven. In sommige gevallen is er een wettelijke bewaartermijn vastgelegd, zoals in de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme.
Lees ook: Alles over je rijbewijs
Risico op Identiteitsfraude
Een identiteitskaart is een uniek, persoonsgebonden document, net als een paspoort of een rijbewijs. Op dat document staan dan ook de nodige persoonsgegevens, waaronder je naam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN).
Met deze gegevens kunnen kwaadwillenden een hoop schade aanrichten. Zo is het voor iemand die over deze gegevens beschikt mogelijk om op jouw naam een telefoonabonnement af te sluiten of om leningen aan te vragen. Vervolgens eindig jij met gepeperde rekeningen en een hoop stress.
Om die reden is het slim om nooit zomaar een kopie te laten maken van je identiteitsbewijs, ook niet als bedrijven ernaar vragen. Ga in deze gevallen altijd eerst na of het wel écht noodzakelijk is en vraag of ze je kunnen informeren over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt.
Bij identiteitsfraude maakt iemand anders dan uzelf gebruik van uw identiteitsgegevens. Dit gebeurt vaak met een kopie van uw identiteitsbewijs. Met een kopie van uw identiteitskaart waarop uw naam, geboortedatum en burgerservicenummer staan, kunnen fraudeurs bijvoorbeeld een lening aanvragen of een telefoonabonnement afsluiten. Het gevolg is dat u rekeningen ontvangt voor zaken die u niet heeft gekocht.
Vraagt een organisatie om een kopie van uw paspoort, ID-kaart of rijbewijs? Ga dan eerst na of dit nodig is. Vaak is de registratie van het soort identiteitsbewijs en het documentnummer al voldoende. De organisatie die om de kopie vraagt, is verplicht om toe te lichten waarom de kopie noodzakelijk is.
Lees ook: Rijbewijs Verlengen Losser
Geeft u toch een kopie af? Help dan misbruik van uw identiteitsgegevens voorkomen. U moet bijvoorbeeld uw burgerservicenummer afdekken of doorstrepen.
In de praktijk blijkt echter dat ook andere bedrijven om kopieën van legitimatiebewijzen vragen, zoals telecombedrijven, hotels, autoverhuurbedrijven of webshops. En dat kan bepaalde risico’s met zich meebrengen.
In deze gevallen wil het nog weleens gebeuren dat er om meer informatie wordt gevraagd dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk is, want lang niet al deze partijen mogen zomaar een kopie van je identiteitsbewijs opvragen waar alle persoonsgegevens op te zien zijn.
Er zijn gelukkig mogelijkheden om veilige kopieën van je identiteitsbewijs te maken, zodat je de kans op fraude tot een minimum beperkt. Hoe je dat precies doet, bespreken we verderop in dit artikel.
Hoe Maak je een Veilige Kopie van je Identiteitsbewijs?
Maak je een printje of een kopie van je identiteitsbewijs? Dan is het slim om misbruik van je persoonsgegevens te voorkomen. Aangeraden wordt om je burgerservicenummer altijd onleesbaar te maken, tenzij het bedrijf of de instelling wettelijk gemachtigd is om dat op te vragen.
- Maak je burgerservicenummer onleesbaar. Doe dit óók in de cijferreeks onderaan het document
- Schrijf op de kopie duidelijk leesbaar dat het een kopie betreft
- Schrijf op de kopie voor welke instantie, dienstverlener of product de kopie is bedoeld
- Schrijf op de kopie ook de datum waarop je de kopie afgeeft
Hoe gebruik je de ID cover voor je paspoort?
Gebruik de KopieID-app van de Rijksoverheid
Een andere optie is het gebruik van de app KopieID. Deze app is speciaal ontwikkeld door de Rijksoverheid voor het maken van veilige kopieën van je identiteitsbewijs.
Met behulp van deze app kun je allerlei persoonsgegevens doorstrepen en onleesbaar maken. Denk dan niet alleen aan je burgerservicenummer, maar ook aan zaken als je pasfoto of je handtekening.
De app biedt daarnaast de mogelijkheid om de kopie te voorzien van een watermerk. In het watermerk kun je het doel omschrijven en de datum noteren waarop de kopie is gemaakt.
Tot slot biedt de app nog de mogelijkheid om een bewerkte kopie op te slaan voor toekomstig hergebruik. En krijgen fraudeurs om wat voor reden dan ook tóch een kopie in hun bezit?
Alternatieve Manieren om Identiteit Vast te Stellen
Soms is het voor een organisatie nodig om de identiteit of andere informatie van een persoon vast te stellen. Dit kan door iemand te vragen om zijn identiteitsbewijs te laten zien. Met het enkel tonen van een identiteitsbewijs worden geen persoonsgegevens verwerkt. Dit valt daarom niet onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Toch mag volgens de Autoriteit Persoonsgegevens alleen om een identiteitsbewijs worden gevraagd als dit de enige manier is om de identiteit of andere informatie van een persoon vast te stellen. In veel gevallen zijn er ook andere manieren om iemand te identificeren. Een webshop die moet controleren of de persoon aan de telefoon ook de klant is die hij zegt te zijn, kan dat bijvoorbeeld doen met een klantnummer in combinatie met een adres. Dit is minder privacygevoelig.
Overzicht: Wanneer wel/geen kopie ID nodig
Hieronder een tabel die samenvat wanneer een kopie van uw ID wel of niet nodig is, en welke acties u kunt ondernemen om uw gegevens te beschermen.
| Situatie | Kopie ID Nodig? | Maatregelen |
|---|---|---|
| Wettelijke Verplichting (bv. werkgever, bank) | Ja | Geen gegevens afschermen, organisatie informeert over doel |
| Geen Wettelijke Verplichting | Nee, tenzij echt niet anders kan | BSN en pasfoto afschermen, KopieID-app gebruiken, watermerk toevoegen |
| Identificatie (bv. hotel, camping) | Nee | Alleen soort ID en documentnummer noteren |
| Inzageverzoek Persoonsgegevens | Nee, indien identiteit anders vast te stellen | Alternatieve identificatiemethoden gebruiken |