Ga je met de auto naar Turkije, dan is het belangrijk om goed voorbereid op reis te gaan. Of je nu met een eigen auto, een leaseauto of een geleende auto reist, er zijn specifieke documenten en regels waar je rekening mee moet houden. Een van de belangrijkste documenten is de machtiging, ook wel bekend als buitenlandverklaring of autovolmacht.
Wat is een machtiging?
Een machtiging is een officieel document waarin de eigenaar van de auto (bijvoorbeeld een leasemaatschappij, werkgever of particulier) toestemming geeft aan de bestuurder om met het voertuig in het buitenland te rijden. Deze verklaring bewijst dat je als bestuurder officiële toestemming hebt van de leasemaatschappij om de leaseauto in het buitenland te gebruiken. Als de politie je aanhoudt, moet je met deze machtiging kunnen bewijzen dat je de leaseauto mee naar het buitenland mag nemen en dat deze niet gestolen is. Daarom is het in sommige landen verplicht om een buitenlandverklaring bij je te hebben.
Omdat de leaseauto op naam van de leasemaatschappij staat, heb je in sommige landen een machtiging - ook wel buitenlandverklaring genoemd - nodig als je naar het buitenland gaat. In deze landen mogen alleen auto’s de grens over indien de berijder kan aantonen dat de auto zijn bezit is. Voor een leaseauto (die niet uw eigen bezit is) kan u daarom bij de grens gevraagd worden naar een machtiging. Wilt u met uw leaseauto naar Marokko, Turkije of een Oostblokland (Balkanland) reizen dan is het aan te raden hiervoor een machtiging aan te vragen.
De machtiging toont aan dat je als bestuurder officieel toestemming hebt gekregen van de leasemaatschappij om met de leaseauto naar het buitenland te rijden.
Waarom heb je een machtiging nodig voor Turkije?
Voor Turkije is een machtiging verplicht. De Turkse douane erkent volmachten in principe niet voor onbevoegden; alleen de eigenaar of directe familieleden (partner, ouders, kinderen) die in het buitenland wonen mogen de auto besturen - en dan nog alleen als de eigenaar ook aanwezig is! Plan hierop vooruit en vraag een gelegaliseerde verklaring aan.
Lees ook: Hoe auto afschrijving berekenen?
In Marokko, Tunesië, Turkije, Oekraïne, Rusland en Wit-Rusland mag je alleen in de auto van iemand anders rijden met schriftelijke toestemming van de eigenaar.
Zonder deze gelegaliseerde verklaring loop je kans op boetes, inbeslagname van de auto of vertraging bij de grens.
Hoe vraag je een machtiging aan?
Je kunt een machtiging aanvragen bij jouw leasemaatschappij. De machtiging voor de leaseauto naar het buitenland moet je aanvragen bij de desbetreffende leasemaatschappij. In zo’n machtiging staan de onderstaande gegevens en is vertaald in het Nederlands, Duits, Frans en Engels. Handig voor je vakantie naar Turkije.
Als je werkgever de auto leaset, laat je werkgever dan contact opnemen met het leasebedrijf. Als je werkgever de auto huurt, laat je werkgever dan contact opnemen met het verhuurbedrijf. Als je werkgever zelf eigenaar is van de auto, laat je werkgever dan contact opnemen met het consulaat of de ambassade van het land waar de auto gebruikt wordt. Je werkgever maakt de volmacht op eigen briefpapier. De volmacht moet ondertekend zijn door iemand in het bedrijf die hiervoor mag tekenen.
De eigenaar van de auto vraagt de legalisatie digitaal aan bij KVK. Een visumdienst of douane-expediteur kan deze digitale aanvraag regelen. Contactgegevens vind je online via de trefwoorden: ‘consulaire legalisatie’, ‘ambassade legalisatie’ of ‘douane expediteurs’. Na legalisatie door KVK moet er op de volmacht nog een stempel of sticker komen van een rechtbank in Nederland. Dit heet een apostille.
Lees ook: Vind de perfecte autodealer in Huizen
Het online proces bij KES Legalisatie is specifiek opgezet voor documenten die via de KvK (lease- en bedrijfsauto’s) en de rechtbank (Apostille) gelegaliseerd moeten worden. Voor particuliere volmachten die via de gemeente gelegaliseerd moeten worden, ga je eerst zelf naar de gemeente. Nadat je het door de gemeente gewaarmerkte document hebt, kun je contact met KES opnemen voor de Apostille-afhandeling.
Na afronding van het legalisatietraject volgt het originele, door de KvK en rechtbank gelegaliseerde document standaard per aangetekende post naar het door jou opgegeven adres. Indien je spoed hebt raden we je aan om het document bij ons op kantoor op te komen halen of het retour te laten sturen door DHL Express.
Kosten voor legalisatie
KvK-legalisatie + Apostille + Aangetekende Retourverzending: € 172,31 (incl. Eventuele extra stappen (bijv. CDC-legalisatie voor Algerije) kunnen apart in rekening worden gebracht.
Normale aanvraag: reken op ongeveer 5 werkdagen.
Procedure voor particulieren
Volmacht met gemeentelijke legalisatie of notaris legalisatie.
Lees ook: Elektrische Auto Pechhulp
Als je een auto leent van een particulier met de Nederlandse nationaliteit:
- De particulier maakt een schriftelijke volmacht en ondertekent deze.
- Je laat de volmacht legaliseren door de gemeente waar de eigenaar van de auto woont.
- Hierna moet een rechtbank in Nederland een apostille op de volmacht zetten.
Daarna is de volmacht geldig in het land waar je met de auto naartoe gaat.
Als je de Marokkaanse, Turkse, Tunesische, Oekraïense, Russische of Wit-Russische nationaliteit hebt:
- Je leent een auto van een particulier met dezelfde nationaliteit als jij.
- De particulier maakt een schriftelijke volmacht en ondertekent deze.
- Je laat de volmacht legaliseren door de ambassade of het consulaat van het land waar je naartoe gaat.
Belangrijke tips voor een geldige machtiging
- Print de autovolmacht uit op briefpapier van het bedrijf en/of met bedrijfsstempel.
- Laat tekenen door iemand die in het Handelsregister als bevoegd tekeningsbevoegde staat geregistreerd. Let op! Soms moet de volmacht door twee functionarissen worden getekend.
- Veel autoriteiten en leasemaatschappijen adviseren om een recente volmacht (maximaal 1 jaar oud) te gebruiken, zeker bij reizen naar landen met strenge grenscontroles (Turkije, Marokko, Tunesië, e.d.). Zo voorkom je discussie over verouderde documenten. Mocht je regelmatig de grens overgaan, kun je overwegen om ieder jaar een nieuwe gelegaliseerde volmacht aan te vragen.
- Zorg dat je de papieren volmacht meeneemt; scans worden ter plaatse niet geaccepteerd. Een scan of foto van een gelegaliseerde autovolmacht is handig om alvast te kunnen inzien en intern te delen, maar voor grenscontroles en douaneformaliteiten is het originele, gelegaliseerde document vereist.
Andere belangrijke documenten en zaken om te regelen
Naast de machtiging zijn er nog andere zaken waar je rekening mee moet houden voordat je met de leaseauto op vakantie naar het buitenland gaat:
- Groene kaart: Gaat u met de leaseauto naar het buitenland? Dan is de groene kaart een belangrijk document. Sinds 1 januari 2025 is een digitale groene kaart in het EU‑gebied geldig, maar in een flink aantal (niet‑EU) landen blijft een fysieke, geprinte versie verplicht. Op de site van de ANWB vindt u hier alles over. Aan de andere kant is die groene kaart best handig vanwege de alarmnummers die erop staan.
- Europees schadeformulier: Wél moet u altijd een Europees schadeformulier in de auto bewaren.
- Tolvignetten en milieustickers: Gaat u met de zakelijke auto op vakantie naar landen zoals Zwitserland en Oostenrijk, dan is een tolvignet verplicht. Afhankelijk van de steden die u bezoekt, kunt u ook milieustickers nodig hebben om het centrum in te mogen rijden. Dit geldt voor veel Duitse en Franse steden. Zowel Frankrijk als Duitsland heeft een landelijke milieusticker.
- Reisverzekering: Ga goed verzekerd op reis. De doorlopende reisverzekering van de ANWB is als beste getest door de Consumentenbond.
- Pechhulp: Met Wegenwacht Europa is de beste hulp altijd dichtbij.
Kortom: tref de juiste voorbereidingen en dan kunt u onbezorgd met de zakelijke auto op vakantie!
Slapen op de parkeerplaats tijdens de reis
