Rijd je in een auto van de zaak? En wil je rittenregistratie bijhouden voor de Belastingdienst? We snappen dat je liever geen bijtelling betaalt over de auto van de zaak en dat je de zakelijke kilometers op een overzichtelijke manier wilt registreren. Maar hoe werkt een rittenregistratie? En welke eisen stelt de Belastingdienst? In dit artikel geven we je alle tips en informatie die je nodig hebt om een sluitende rittenregistratie bij te houden.
Wat is Rittenregistratie?
Via een rittenregistratie tool krijg je een overzicht van alle ritten die je in een kalenderjaar met je zakelijke (lease) auto hebt gereden. Ook kun je de privékilometers onderscheiden voor de Belastingdienst. Rijd je meer dan 500 kilometer per jaar? Dan moet je zelfs bijtelling betalen.
Kilometerregistratie en Rittenregistratie: Wat is het Verschil?
Een kilometerregistratie is het bijhouden van alle gereden zakelijke kilometers. Het gaat hier dus uitsluitend om zakelijke kilometers, niet je privéritten. Dit kunnen de zakelijke kilometers in je bedrijfsauto of zakelijke auto zijn, of de zakelijke kilometers in je privéauto. Vaak worden de termen kilometerregistratie en rittenregistratie door elkaar gebruikt, maar er is een verschil.
Als je in een auto van de zaak of bedrijfsauto (werkbus) rijdt, dan moet je kunnen bewijzen dat je minder dan 500 kilometer per jaar rijdt. Hier is alleen een rittenregistratie voor nodig. Als je alleen de zakelijke reiskosten wilt boeken, dan is een eenvoudige kilometerregistratie ook al voldoende. Er zijn in principe dus twee scenario's:
- Je rijdt privékilometers in de auto van de zaak of bedrijfsauto.
- Je rijdt voor zaken in je privéauto.
Als je in je privéauto zakelijke kilometers rijdt, dan wil je deze zakelijke kilometers kunnen declareren op de zaak. Daar heb je een kilometerregistratie voor nodig.
Lees ook: Duurzame Volvo's: Modellen met een lange levensduur
Het kan daarnaast voorkomen dat de klant of opdrachtgever inzicht wil in de zakelijke kilometers die worden gereden. Er zijn kortom twee redenen waarom het verstandig is om een kilometerregistratie bij te houden:
- Je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je privéauto.
- Of je wilt kilometervergoeding ontvangen voor de zakelijke kilometers in je zakelijke auto.
Wanneer is een Rittenregistratie Verplicht (voor de Belastingdienst)?
Als je besluit bijtelling te betalen, of als je de Belastingdienst nergens van hoeft te overtuigen, dan is een rittenregistratie niet verplicht. Een rittenregistratie is belangrijk als je:
- Geen btw over het privégebruik wilt betalen;
- De auto van de zaak niet privé wilt gebruiken;
- Met je eigen vervoer wilt kunnen reizen;
- Geen vrijstelling van BPM voor de werkgever wilt aanvragen.
Werkgeversvrijstelling BPM
Woon je in Nederland, maar ben je de eigenaar of medewerker van een bedrijf in het buitenland? Dan bezit je waarschijnlijk een auto met een buitenlands kenteken. Je moet dan kunnen bewijzen dat je de auto voor minstens 50% voor zakelijke doeleinden buiten Nederland gebruikt.
Zorg ervoor dat je alle tankbonnen en garagenota’s bewaart. Het kan voorkomen dat de Belastingdienst deze gegevens opvraagt.
Hoe Rittenregistratie Bijhouden voor de Belastingdienst als Zzp'er?
Er zijn verschillende manieren waarop je de kilometerregistratie bij kunt houden. Sommigen houden het bij op papier, anderen via Excel of digitaal via een rittenregistratiesysteem. We lichten hieronder verschillende manieren toe.
Lees ook: Zakelijke Elektrische Auto Laden Thuis
Kilometerregistratie in Excel
Excel is een eenvoudig programma dat voor iedere zzp’er toegankelijk is. Waarschijnlijk heb je al een snelkoppeling op het bureaublad van je computer staan. Met Excel kun je eenvoudig je kilometerregistratie bijhouden, maar heb je als nadeel dat het tijdrovend werk is. Bovendien is de kans groter dat je een fout maakt in de administratie. Dus ook al is Excel gratis om te gebruiken, het kan alsnog een hoop geld kosten als je een boete krijgt door een foutieve kilometerregistratie.
Kilometerregistratie met App
Met een digitaal registratiesysteem via een app weet je zeker dat de gegevens op de juiste manieren worden ingevoerd. Er zijn slechts een paar gegevens die je met de hand moet invullen. Het overgrote deel wordt automatisch door de software ingevuld. Denk aan zaken als de gereden kilometers en de vertrek- en eindlocatie. De registratie verloopt een stuk sneller en de kans op fouten wordt aanzienlijk kleiner. Hierdoor kun je je meer focussen op de core business van je bedrijf en voorkom je eventuele boetes van de Belastingdienst.
Vaakst gekozen: App. De meeste mensen kiezen ervoor om een online rittenregistratiesysteem (app) te gebruiken. Als je losse papiertjes bewaart, dan is de kans groot dat je administratie onoverzichtelijk of zelfs incompleet raakt. Een online rittenregistratiesysteem heeft verschillende voordelen vergeleken met handmatige administratie. Zo bespaar je een hoop tijd, omdat alles automatisch wordt verwerkt, en je bespaart geld, want je voorkomt boetes van de Belastingdienst. Daarnaast kun je efficiënter plannen, zoals de locatie van iedere bedrijfswagen zien, waardoor je medewerkers beter kunt aansturen naar welke ad hoc klus ze moeten rijden. Ook kun je de klant beter informeren wanneer medewerkers arriveren op locatie.
Kilometerregistratie via GPS
Er zijn ook ondernemers die een GPS-tracker laten inbouwen om iedere rit automatisch te registreren. Op basis van de GPS wordt dan tijdens iedere rit automatisch de gewenste data geregistreerd.
De beste apps voor kilometerregistratie voor bedrijven in 2025
Welke Rittenregistratie App Kiezen?
Het enige keurmerk voor onafhankelijke ritregistratiesystemen is RRS. Er zijn verschillende registratiesystemen die voldoen aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen (RSS), waarmee ze voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en van de AVG. Als je kiest voor een systeem met het RSS-keurmerk, dan weet je in ieder geval zeker dat je een gedegen systeem koopt. Zo ben je niet alleen gegarandeerd van een 100% volledige rittenadministratie, maar voorkom je ook een discussie met de Belastingdienst over de juistheid van je administratie.
Lees ook: Zakelijke auto privé rijden
Waarop Letten bij het Kiezen van een Rittenregistratiesysteem?
Het RSS-keurmerk wordt uitsluitend aan rittenregistratiesystemen uitgereikt en dus niet aan leveranciers. Let hier dus goed op als je je volgende rittenregistratiesysteem koopt. Vaak geven leveranciers onterecht aan dat ze het keurmerk hebben en dat ze aan de eisen van de Belastingdienst voldoen, terwijl dit in realiteit dus niet waar is.
Er zijn veel verschillende rittenregistratiesystemen op de markt. Allemaal hebben ze een andere uitvoering. Zo levert het ene systeem een simpele sluitende rittenregistratie en kan een ander uitgebreider systeem ook als track & trace systeem dienen.
Registratiesystemen verschillen onder andere in de volgende functies:
- Hoeveelheid aansluitingen
- Hoe de kilometerstand wordt bijgehouden: GPS, GLONASS, CAN-bus, Pulse
- Wel of geen back-upsysteem aanwezig
- Wel of geen realtime-inzicht gedurende de werktijd
- Exporteermogelijkheden
- Wel of geen keurmerkregistratie
- Wel of niet aangesloten bij Privacy beroepscommissie
- Waarschuwing aan berijder bij geen registratie
Waar Moet een Rittenregistratie (en Kilometerregistratie) aan Voldoen?
Er zijn enkele zaken die moeten terugkomen in de rittenregistratie voor de Belastingdienst, zoals:
- Naam van de bestuurder
- Het merk van je auto
- Het type/model auto
- Het kenteken van je auto
- De periode waarin je de auto hebt gebruikt
- Je ritgegevens
Per rit vermeld je:
- De datum
- De route die je hebt gereden
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek en aankomstadres
- Vermelden of het om een privérit of zakelijke rit gaat
- De privé-omrijkilometers als je zowel privé als zakelijk met de auto heeft gereden.
Voldoet je rittenregistratie niet aan bovenstaande eisen, of heb je überhaupt geen rittenregistratie bijgehouden? Dan moet je de bijtelling van het privégebruik van de auto verrekenen met de autokosten van je onderneming.
Je hoeft niets te verrekenen als je op een andere manier kunt aantonen dat je niet meer dan 500 kilometers privé hebt gereden. Ook voor de kilometerregistratie moeten aan bovenstaande eisen worden voldaan.
Wat als er Meerdere Bestuurders voor één Voertuig zijn?
Als er meerdere bestuurders rijden op één voertuig, dan is het belangrijk om bij de administratie duidelijk neer te zetten welke ritten bij elke bestuurder horen. Mocht de Belastingdienst op een later moment vragen hebben over een rit met een bepaald tijdstip, dan is het wel belangrijk dat je kunt aantonen wie deze rit heeft gereden.
Hoe Lang Rittenregistratie Bewaren?
Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zijn er een hoop veranderingen doorgevoerd op het gebied van privacyrechten. Zo waren de regels over bewaartermijnen van de rittenadministratie vanuit de Belastingdienst in strijd met de AVG. Er staan namelijk persoonsgegevens in de ritten- en kilometerregistratie. Hierdoor mogen rittenregistratiesystemen de rittenregistratie maximaal twee jaar op hun server bewaren. Hierna moeten de gegevens automatisch worden verwijderd.
Let op:wel moet je de rittenregistratie 7 jaar bij je boekhouding bewaren.
Wat als ik niet kan Voldoen aan de Bewaarplicht?
De Belastingdienst vraagt steekproefsgewijs de kilometerregistratie op. Als je de gegevens niet goed bijhoudt en het is je beurt om de administratie te tonen, dan kun je een forse boete van de Belastingdienst krijgen. De Belastingdienst zal niet ieder jaar je rittenregistratie opvragen.
Tips om Bijtelling te Voorkomen
Veel zakelijke rijders houden hun privékilometers bij om bijtelling te voorkomen. Als het aantal privékilometers 500 of minder per kalenderjaar is, kan je een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen en aan je werkgever afgeven. Zo kan je bijtelling voorkomen.
Een rittenregistratie is handig voor iedereen die een leaseauto of bedrijfswagen van de zaak weleens gebruikt om privé te rijden, maar onder de 500 kilometer in het jaar blijft. Met een goede ritregistratie zorg je dat je geen bijtelling hoeft te betalen. Deze administratie op orde houden loont, want het actuele algemene bijtellingspercentage bedraagt 22% van de cataloguswaarde van een CO2-uitstotende auto (dus ook een plug-in hybride). Voor een volledig elektrische auto is de bijtelling 17% in 2025. Dat geldt tot de aanschafprijs van € 30.000.
De regeling lijkt simpel, maar is dat allerminst. Een vergissing is namelijk zo gemaakt. Woon-werkverkeer zijn zakelijke kilometers. Maar dat ommetje van een aantal kilometers naar het kinderdagverblijf of de supermarkt zijn privékilometers en worden gezien als inkomsten. Je mag met je zakelijke leaseauto maximaal 500 kilometer per jaar privé rijden. Daarboven wordt belast.
Een ander voorbeeld: Je rijdt van 1 januari tot en met 31 maart een auto van de werkgever. Je rijdt in die periode 200 privékilometers.
De ritregistratie kan schriftelijk of elektronisch worden bijgehouden. Een rittenregistratiesysteem (RRS) zorgt ervoor dat de kilometeradministratie automatisch wordt bijgehouden.
Een bijtelling is eenvoudig te voorkomen met een registratie voorzien van het ‘Keurmerk Rit Registratiesystemen’. Er zijn tal van elektronische systemen op de markt die een schriftelijke administratie vervangen, maar ze worden niet allemaal gezien als overtuigend bewijs. Systemen met dit keurmerk worden door de Belastingdienst erkend.
Maak je geen gebruik van een rittenregistratiesysteem? De Belastingdienst controleert steekproefsgewijs ritregistraties. Rechtszaken tegen verklaringhouders over ‘creatieve constructies’ om de bijtelling te ontlopen blijven voorbij komen. Wees slim en voorkom naheffingen.
Onterechte of een te laat ingediende administratie kan leiden tot een boete. Zorg er tevens voor dat de verklaring actueel is en op tijd gewijzigd wordt bij bijvoorbeeld een nieuwe auto of bij het overschrijden van de 500 kilometer. Dit kan online gewijzigd worden met je DigiD.
Er bestaan uitzonderingen voor de ‘Verklaring geen privégebruik auto’. Bijvoorbeeld voor rijinstructeurs en ‘hikers’ die zakenauto’s ophalen en wegbrengen. Ook voor berijders van bestelauto’s gelden andere regels, aangezien deze enkel voor de zaak worden gebruikt. Hiervoor bestaat de ‘Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’.
Wil je geen verklaring aanvragen en rittenregistratie bijhouden? Laat je werkgever dan een verbod op privégebruik vastleggen in een schriftelijke overeenkomst.
Als zzp’er kan het nodig zijn om de kilometerregistratie bij te houden, wat zo nu en dan best lastig kan zijn. De kans is dan ook groot dat je vragen hebt over dit onderwerp, dat is niet meer dan logisch. De kilometerregistratie moet namelijk net zoals de rittenregistratie voldoen aan diverse eisen van de Belastingdienst. Daarnaast kan het ook maar zo dat je je privé auto gebruikt voor zakelijke kilometers, wat de situatie nog wat moeilijker maakt.
Als jij een auto op de zaak hebt en op kalenderbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt in deze vierwieler dan kun je de Verklaring geen privégebruik auto aanvragen bij de Belastingdienst. Je moet hiervoor een formulier invullen die je kunt vinden bij het inlogportaal van de site van de Belastingdienst.
Daarnaast is het ook van belang dat je de eisen waar een kilometerregistratie aan moet voldoen kent. Je moet namelijk van elke zakelijke rit allerlei gegevens noteren, zo blijkt uit de regels voor ritregistratie van de Belastingdienst. Hierbij kun je onder meer denken aan de datum van de rit, maar ook aan de beginstand van de kilometerteller. Bovendien moet je de eindstand hiervan natuurlijk ook doorgeven.
Je kunt er onder meer voor kiezen om de kilometerregistratie met de hand bij te houden. Toch valt dit niet aan te raden. Dit zal je namelijk veel tijd kosten, terwijl de kans op fouten ook best aanzienlijk is hierbij. Het is daarom beter om gebruik te maken van een ritregistratie inbouwoplossing. Dit zal de kilometerregistratie automatisch bijhouden. Er zijn diverse GPS tracker inbouwoplossingen waar je voor kunt kiezen.
Kies je er toch voor om de afgelegde kilometers in je auto met de hand bij te houden? Het is dan verstandig om dit te doen in een programma op je computer als Excel. Wel zal dit alsnog veel tijd kosten, maar hierdoor kun je het alsnog een beetje eenvoudiger maken. Ook moet je ervoor zorgen dat je dit met enige regelmaat doet.
Gebruik je een andere auto? Daarnaast moet je duidelijk onderscheid maken tussen privé en zakelijke kilometers in je auto. Je kunt een kilometerregistratiesysteem gebruiken om je werkuren in te stellen. Hierdoor maakt dit systeem automatisch onderscheid tussen privé en zakelijke ritten.
Overigens is het goed om te weten dat woon-werkverkeer gezien wordt als privé kilometers, dit moet je dus meenemen in je ritregistratie.
Overzicht van Essentiële Gegevens voor een Sluitende Rittenregistratie
Om een helder beeld te geven van welke gegevens essentieel zijn voor een sluitende rittenregistratie, hebben we de belangrijkste punten samengevat in de volgende tabel:
| Gegeven | Omschrijving | Belang voor de Belastingdienst |
|---|---|---|
| Datum | De dag waarop de rit plaatsvond. | Essentieel voor het chronologisch overzicht van de ritten. |
| Begin- en eindstand kilometerteller | De kilometerstand aan het begin en einde van de rit. | Noodzakelijk om de exacte afstand van de rit te bepalen. |
| Vertrek- en aankomstadres | De exacte adressen van waar de rit begon en eindigde. | Vereist om de aard van de rit te verifiëren (zakelijk of privé). |
| Route | De gevolgde route, vooral als deze afwijkt van de gebruikelijke route. | Helpt bij het verklaren van eventuele afwijkingen in de kilometerstand. |
| Aard van de rit | Aanduiding of de rit zakelijk of privé was. | Cruciaal voor het bepalen van de bijtelling. |
| Privé-omrijkilometers | Het aantal kilometers dat privé is omgereden tijdens een zakelijke rit. | Noodzakelijk voor een correcte berekening van het privégebruik. |
| Merk, type en kenteken van de auto | Details van het voertuig dat gebruikt is voor de rit. | Identificatie van het voertuig en controle op juistheid van de registratie. |
Het correct en volledig bijhouden van deze gegevens is essentieel om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en om eventuele bijtelling te voorkomen. Gebruik deze tabel als checklist bij het registreren van uw ritten.
Door deze tips en informatie in acht te nemen, kun je ervoor zorgen dat je kilometerregistratie aan alle eisen voldoet en voorkom je problemen met de Belastingdienst. Het bijhouden van een sluitende rittenregistratie is essentieel voor ondernemers die een auto van de zaak rijden. Met de juiste aanpak en tools kun je dit proces efficiënt en foutloos uitvoeren.