Gebruikt u een auto die tot uw privévermogen behoort ook voor zakelijke doeleinden? Of gebruikt een werknemer deze auto voor zakelijke doeleinden? Dan zijn er verschillende mogelijkheden om de kosten te verwerken en te profiteren van belastingvoordelen. Een zakelijke tankpas kan hierbij een handig hulpmiddel zijn.
BTW Aftrek bij Zakelijk Gebruik van een Privéauto
U kunt de btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. U kunt de btw alleen aftrekken over het gedeelte dat voor belaste omzet wordt gebruikt. Over het gedeelte dat voor privédoeleinden wordt gebruikt, kunt u geen btw aftrekken. Dit geldt niet als uw onderneming een rechtspersoon is, zoals een bv. Dan bent u als directeur-grootaandeelhouder namelijk geen ondernemer voor de btw, want dat is de bv.
Houdt u een sluitende kilometeradministratie bij? Dan kunt u met behulp hiervan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik. Daarnaast kunt u berekenen of dat zakelijk gebruik betrekking heeft op belaste of vrijgestelde omzet.
Hebt u geen sluitende kilometeradministratie bijgehouden? Dan kunt u de verhouding tussen zakelijk gebruik en privégebruik ook op een andere manier aantonen. U kunt ook statistische gegevens gebruiken om de omvang van het privégebruik aan te tonen. U moet deze statistische gegevens dan wel combineren met andere gegevens uit uw administratie.
Voorbeeld van BTW Aftrek
U hebt een accountants- en advieskantoor. U hebt uw auto gerekend tot uw privévermogen, maar gebruikt deze ook zakelijk. U houdt een administratie bij waaruit het privégebruik van de auto blijkt. In dat jaar kunt u aan btw aftrekken: € 709 (€ 945 x 45.000/60.000). Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan moet u het bedrag evenredig verlagen.
Lees ook: Auto van de zaak: wat zijn de fiscale regels?
Hebt u geen administratie waaruit het privégebruik van de auto blijkt? Dan mag u alle btw over het onderhoud en gebruik aftrekken. Vervolgens moet u aan het einde van het jaar de afgetrokken btw corrigeren wegens het privégebruik. Dit doet u door 1,5% van de catalogusprijs van de auto (inclusief btw en bpm) aan te geven als verschuldigde btw. Vul dit bedrag in bij de rechterkolom van rubriek 1d 'Privégebruik' van uw btw-aangifte.
U hebt een auto gekocht met een catalogusprijs van € 45.000, inclusief btw en bpm. U hebt de btw op het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken. U gebruikt de auto ook zakelijk, maar u hebt geen sluitende kilometeradministratie. Voor het privégebruik moet u dan 1,5% x € 45.000 = € 675 btw betalen. Als u de auto in de loop van het jaar koopt, kunt u het percentage van 1,5% naar evenredigheid bepalen. Gebruikt u de auto ook voor vrijgestelde omzet? Dan kunt u het bedrag evenredig verlagen. Als u de auto bijvoorbeeld voor 40% gebruikt voor vrijgestelde omzet, dan bent u maar 60% van € 675 verschuldigd, dus € 405.
Zakelijke Tankpas: Wat is het en wie kan het gebruiken?
Een zakelijke tankpas is een handig betaalmiddel, vooral om brandstof mee te betalen. Het werkt vrijwel hetzelfde als afrekenen met een pinpas. Na het aanbieden van de tankpas en het invoeren van de pincode, wordt gevraagd of je een vervangende auto rijdt. Het is geschikt voor elke organisatie die ingeschreven staat bij de Kamer van Koophandel (KvK) en btw betaalt.
Er zijn vijf organisatievormen die een zakelijke tankpas mogen aanvragen:
- Eenmanszaken (ZZP), zoals freelancers, postbestellers, hoveniers enz enz
- Vennootschap Onder Firma (VOF)
- Stichting
- Vereniging
- MKB zoals transport- en bouwbedrijven
Extra Dienstverlening bij Zakelijke Tankpas Gebruik
Sommige tankpassen stellen voorwaarden om een pas te verstrekken, zie de vergelijking tabel. Daarnaast worden steeds meer extra dienstverlening verstrekt aan de gebruikers. Deze handige extra’s zijn bijvoorbeeld dat het zakelijke tankpas gebruiken meer waardevol maakt: u kunt er mee betalen in een autowasstraat, parkeergarage, en met sommige passen ook bij de Kwikfit.
Lees ook: Voorwaarden auto op de zaak zetten
Privéauto en een Zakelijke Tankpas: Is dat mogelijk?
Ja, dat kan. Een zakelijke tankpas gebruiken als zzp’er in een privé auto is mogelijk en daar zijn twee mogelijkheden voor:
Privé Auto Volledig Zakelijk Gebruiken
Als u uw privé aangeschafte auto volledig zakelijk gebruikt, dan kunt u alle kosten aftrekken, zoals:
- Brandstof
- Tankpas
- Carkit
- Onderhoud
- Verzekering
- Wegenbelasting
De ingehouden btw over deze kosten kunt u terugvorderen bij de BTW (kwartaal)aangifte. Met een brandstofpas krijgt een maandelijks factuur met een overzicht van de verbruikte brandstof en de daarover betaalde btw. Dus ook tankpas gebruiken als zzp’er in een privé auto is dan volledig te gebruiken en fiscaal aftrekbaar.
Privé Auto Deels Zakelijk Gebruiken
Dat kunt ook de zakelijke kosten aftrekken, maar dan is het iets gecompliceerder. Lees ons uitgebreide artikel ‘uw prive auto zakelijke gebruiker als zzp’er‘ Als u privé rijdt in uw eigen auto, en u vraagt alle btw terug (dat mag zonder sluitende kilometerregistratie), dan moet u wel gaan corrigeren. U kunt op twee manieren corrigeren:
- Als u x% zakelijk rijdt en y% privé en u hebt een sluitende (zakelijke) kilometerregistratie dan mag u over de x% de btw terugvragen.
- Heeft u geen tijd en/of zin om de kilometers bij te houden dan moet u een correctie hanteren.
Kilometeradministratie: Wel of Niet?
Om dit privégebruik te bepalen moet u een sluitende kilometeradministratie bijhouden. Daarover zijn afspraken gemaakt tussen het bedrijfsleven en de belastingdienst (zie: wat zijn de regels voor rittenregistratie) en er zijn bijvoorbeeld handige kilometerregistratie apps om dat op te lossen.
Lees ook: Auto van de zaak: wat is het?
Met behulp van deze kilometeradministratie kunt u dan berekenen wat de verhouding is tussen zakelijk gebruik en privégebruik.
Wel Kilometeradministratie
Hebt u een sluitende kilometeradministratie? En betaalt u of uw personeel geen eigen bijdrage voor het privégebruik? Dan kunt met de Rekenhulp berekening btw over privégebruik auto uitrekenen welk bedrag u aan btw moet betalen.
Geen Kilometeradministratie
Hebt u geen kilometeradministratie? Dan stelt u de btw die u moet betalen voor het privégebruik vast op 2,7% van de catalogusprijs van de auto, inclusief btw en bpm. Dit percentage van 2,7% geldt ook voor de auto die u gebruikt op basis van operational lease of financial lease.
Voordelen van een Zakelijke Tankpas
- Tankbonnetjes bewaren niet meer nodig
- Sluitende administratie van de autokosten
- Eén (fiscusproof) verzamelfactuur van de kosten en de betaalde btw
- Goedkoper tanken en gegarandeerde de btw teruggave
- Optioneel het betalen van parkeren, tol, autowasstraat enz.
Kosten van een Tankpas
De kosten van een brandstofpas variëren per aanbieder en bedragen vaak enkele euro’s per maand. Ook betaal je soms een kleine bijdrage voor de pas zelf. Verder betaal je eenmalig borg die je terugkrijgt zodra je de pas opzegt zonder betalingsachterstand.
De enige pas op deze site die gratis is, is de Q8-Liberty Card. De andere passen kosten tussen de €2,35 en €8,90 per maand.
Waarom een Tankpas?
Waarom een tankpas zo handig is, is omdat u voor uzelf en elke werknemer de diensten in- of uitschakelen. Daarnaast houdt u gemakkelijk de kosten onder controle door een limiet in te stellen. U hebt geen administratieve rompslomp meer met losse bonnetjes. Met een tankpas heb je alle reistransacties inzichtelijk op één factuur met specificatie.
Alternatieven voor de Tankpas
De MoveMove pas is meer dan een tankpas. Naast de traditionele tankpas biedt het ook een laadsleutel en een OV-pas. Parkeren en taxi’s bestellen zitten ook in ons pakket. Dit alles voor een vaste prijs per maand.
Elektrisch Laden met een Tankpas
Zowel Tankpas en MoveMove verstrekken laadsleutels die je bij FastNed kan gebruiken. Met deze functionaliteit kun je met gemak uw kilometers blijven maken. Daarnaast is de pas van e-Flux, special voor hybride en volledige EV rijders.
Overzicht van Kosten en Voordelen
Hieronder een tabel met een overzicht van de kosten en voordelen van een zakelijke tankpas:
| Aspect | Voordelen | Mogelijke Kosten |
|---|---|---|
| Administratie | Geen losse bonnetjes, overzichtelijke factuur | Maandelijkse paskosten |
| BTW | Eenvoudige BTW teruggave | Eventuele borg |
| Gebruiksgemak | Betalen bij tankstations, carwash, parkeergarages | Transactiekosten (afhankelijk van de dienst) |