Het komt regelmatig voor dat bedrijven of organisaties vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs. Soms is dat verplicht en is het nodig om iemands identiteit vast te kunnen stellen. Denk dan aan je werkgever of aan banken. Maar dat geldt niet in alle situaties. Sterker nog, soms maak je jezelf daarmee kwetsbaar voor identiteitsfraude. Welke bedrijven en instellingen mogen ernaar vragen? En hoe maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs? Dat lees je in dit artikel.
Wie mag een kopie van je identiteitsbewijs vragen?
De Rijksoverheid stelt dat er slechts enkele organisaties zijn die een kopie van jouw identiteitsbewijs mogen maken. Als voorbeeld worden overheidsinstanties, banken, notarissen, levensverzekeraars, casino’s en je werkgever genoemd.
Andere bedrijven en organisaties mogen soms ook om identificatie vragen en zijn in bepaalde gevallen wettelijk verplicht om een aantal gegevens van je identiteitsbewijs over te nemen, maar mogen géén kopie van je identiteitskaart maken.
Banken en werkgevers zijn natuurlijk voor de hand liggende voorbeelden, maar ook verzekeraars, notarissen, overheidsinstanties en zelfs casino's mogen je om een kopie van je identiteitskaart vragen.
Daarbij moeten ze je wel informeren over de wettelijke verplichting: het moet duidelijk zijn met welk doel ze een kopie nodig hebben en welke gegevens zichtbaar mogen zijn. Het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens is namelijk gebonden aan regels, en deze regels staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Lees ook: Is een kopie geldig?
In de praktijk blijkt echter dat ook andere bedrijven om kopieën van legitimatiebewijzen vragen, zoals telecombedrijven, hotels, autoverhuurbedrijven of webshops. En dat kan bepaalde risico’s met zich meebrengen.
In deze gevallen wil het nog weleens gebeuren dat er om meer informatie wordt gevraagd dan wettelijk toegestaan en noodzakelijk is, want lang niet al deze partijen mogen zomaar een kopie van je identiteitsbewijs opvragen waar alle persoonsgegevens op te zien zijn.
Er zijn gelukkig mogelijkheden om veilige kopieën van je identiteitsbewijs te maken, zodat je de kans op fraude tot een minimum beperkt.
Als een organisatie om een kopie van je paspoort, ID-kaart of rijbewijs vraagt, ga dan eerst na of dit nodig is. Vaak is de registratie van het soort identiteitsbewijs en het documentnummer al voldoende. De organisatie die om de kopie vraagt, is verplicht om toe te lichten waarom de kopie noodzakelijk is.
Wanneer is een volledige kopie van je ID toegestaan?
Slechts enkele organisaties mogen een onbewerkte, complete, kopie van je identiteitsbewijs hebben. Dit mogen ze vanuit een wettelijke verplichting om je persoonsgegevens te verwerken en je identiteit te controleren. Denk aan:
Lees ook: Auto huren: rijbewijs afgeven?
- Banken
- Verzekeraars
- Overheden
- Casino's
- Financiële instellingen
- Notarissen
- Werkgevers
Banken en financiële bedrijven moeten vanwege de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) kunnen bewijzen dat ze jouw identiteit hebben gecontroleerd. Let op: ze hebben je BSN niet altijd nodig en die hoef je dan ook niet standaard te geven. Vraag dus altijd waarom ze het BSN willen hebben.
Werkgevers hebben te maken met de Wet op de loonbelasting. Op de kopie moeten alle persoonsgegevens staan die op het originele identiteitsbewijs staan, dus ook de BSN. Een overzicht van welke bedrijven kopieën van ID’s mogen maken vind je op Rijksoverheid.nl.
Wanneer is een bewerkte kopie voldoende?
Organisaties die iets verkopen of verhuren mogen alleen als het echt nodig is een bewerkte kopie van je identiteitsbewijs vragen. Bewerkt betekent dat je de gevoelige persoonsgegevens zoals je BSN en pasfoto afschermt. En je mag er gerust op schrijven voor welk doeleinde de kopie is gemaakt, als een soort watermerk.
Hoe maak ik met de KopieID app een veilige kopie van mijn identiteitsbewijs?
Het risico op identiteitsfraude
Een identiteitskaart is een uniek, persoonsgebonden document, net als een paspoort of een rijbewijs. Op dat document staan dan ook de nodige persoonsgegevens, waaronder je naam, geboortedatum en burgerservicenummer (BSN).
Met deze gegevens kunnen kwaadwillenden een hoop schade aanrichten. Zo is het voor iemand die over deze gegevens beschikt mogelijk om op jouw naam een telefoonabonnement af te sluiten of om leningen aan te vragen. Vervolgens eindig jij met gepeperde rekeningen en een hoop stress.
Lees ook: Kopie rijbewijs: wat mag wel en niet?
Om die reden is het slim om nooit zomaar een kopie te laten maken van je identiteitsbewijs, ook niet als bedrijven ernaar vragen. Ga in deze gevallen altijd eerst na of het wel écht noodzakelijk is en vraag of ze je kunnen informeren over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt.
Bij identiteitsfraude maakt iemand anders dan uzelf gebruik van uw identiteitsgegevens. Dit gebeurt vaak met een kopie van uw identiteitsbewijs. Met uw naam, geboortedatum en Burgerservicenummer kunnen fraudeurs een lening aanvragen of een telefoonabonnement afsluiten. Het gevolg is dat u rekeningen ontvangt voor zaken die u niet heeft gekocht.
Hoe maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs?
Maak je een printje of een kopie van je identiteitsbewijs? Dan is het slim om misbruik van je persoonsgegevens te voorkomen. Aangeraden wordt om je burgerservicenummer altijd onleesbaar te maken, tenzij het bedrijf of de instelling wettelijk gemachtigd is om dat op te vragen.
Een veilige kopie van uw identiteitsbewijs maakt u zo:
- Maak je burgerservicenummer onleesbaar. Doe dit óók in de cijferreeks onderaan het document
- Schrijf op de kopie duidelijk leesbaar dat het een kopie betreft
- Schrijf op de kopie voor welke instantie, dienstverlener of product de kopie is bedoeld
- Schrijf op de kopie ook de datum waarop je de kopie afgeeft
Gebruik de KopieID-app van de Rijksoverheid
Een andere optie is het gebruik van de app KopieID. Deze app is speciaal ontwikkeld door de Rijksoverheid voor het maken van veilige kopieën van je identiteitsbewijs.
Met behulp van deze app kun je allerlei persoonsgegevens doorstrepen en onleesbaar maken. Denk dan niet alleen aan je burgerservicenummer, maar ook aan zaken als je pasfoto of je handtekening.
De app biedt daarnaast de mogelijkheid om de kopie te voorzien van een watermerk. In het watermerk kun je het doel omschrijven en de datum noteren waarop de kopie is gemaakt.
Tot slot biedt de app nog de mogelijkheid om een bewerkte kopie op te slaan voor toekomstig hergebruik. En krijgen fraudeurs om wat voor reden dan ook tóch een kopie in hun bezit? Er zijn verschillende manieren om je identiteitsbewijs te beschermen.
Alternatieven voor de KopieID-app
Naast de KopieID-app zijn er ook andere manieren om je identiteitsbewijs te beschermen:
- ID-Cover (ANWB): Een plastic hoesje dat gevoelige informatie bedekt, maar in de praktijk vaak wordt verwijderd.
- PassProtect: Een transparante folie die je op je document bevestigt en ervoor zorgt dat de belangrijkste gegevens niet volledig zichtbaar zijn tijdens het kopiëren.
Wat te doen bij identiteitsfraude?
Ben je slachtoffer van Identiteitsfraude of -diefstal? Meld dit direct bij het Centraal Meldpunt Identiteitsfraude en -fouten (CMI). Deze instantie neemt je verhaal op en geeft advies op maat.
Veelgestelde vragen over het gebruik van de ID-kaart
Wat als onbevoegden om je BSN vragen?
In Nederland mag een organisatie het BSN gebruiken als het in een wet staat. En ook alleen voor de doelen die in de wet staan. Overheidsorganisaties mogen het BSN gebruiken om hun publieke taak te kunnen uitvoeren. Organisaties buiten de overheid mogen dit als dat in een specifieke wet staat.
Let op: ook de QR-code bevat het BSN
Heb je na augustus 2021 een ID-kaart of paspoort gekregen? Dan staat het BSN in de QR-code van je identiteitsbewijs. Organisaties mogen daarom niet zomaar de QR-code uitlezen en verwerken.
Gezichtsherkenning als extra identificatie
Met gezichtsherkenning gebruikt een bedrijf beeld (een selfie, foto of video) om je identiteit te controleren. Gezichtsherkenning is volgens de privacywet AVG in principe verboden. Maar er zijn situaties waarin het mag:
- Gebruikers geven nadrukkelijk toestemming. En er moet ook een andere manier zijn aangeboden om te identificeren.
- Er is een zwaarwegend algemeen belang om gezichtsherkenning te gebruiken voor authenticatie- of beveiligingsdoeleinden.
In andere EU-landen kunnen de regels anders zijn. Een land kan zich beroepen op noodzaak. Hierdoor kan het zijn dat je in een ander EU-land wel een (bewerkte) kopie van je ID moet afgeven.